На данный момент ведение различной коммерческой, иной деятельности индивидуальных предпринимателей, юридических лиц должно сопровождаться формированием специальной документации.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

В первую очередь это касается именно первичных учетных документов. Они необходимо для формирования отчетности, а также решения различного рода иных немаловажных задач.

При этом обязательно формируется специализированный график документооборота первичной учетной документации.

Он не имеет жестко установленного формата, но должен соответствовать некоторым обязательным требованиям, отраженным в законодательных нормативно-правовых документах.

Базовые моменты

Одним из обязательных условий ведения различного рода деятельности на территории Российской Федерации является формирование соответствующим образом отчетности разного вида.

При этом касается это в первую очередь бухгалтерской и налоговой. Для подтверждения верности составления её необходимо формировать специальные документы – первичные.

В перечень таких документов входят следующие:

• счет-справка;
• счет-фактура;
• кассовый, товарный чек;
• иные.

Все они служат для решения различного рода задач. Но при этом важно помнить о необходимости соответствующего учета самих этих документов.

Именно для этой цели формируется специальный . Ведение данного графика строго обязательно и регламентируется законом.

Чтобы избежать различного рода проблем и затруднений, связанных с составлением данного графика, необходимо изучить вопросы:

• основные понятия;
• каковая его роль;
• законные основания.

Основные понятия

В первую очередь необходимо будет изучить законодательные нормы, которые регламентируют порядок составления графика документооборота, а также иные немаловажные моменты.

Но для правильной трактовки, понимания основных моментов необходимо будет заблаговременно изучить основные используемые понятия.

К таким понятиям на данным момент относится следующее:

• «график документооборота»;
• «первичные документы»;
• «рабочее место»;
• «бухгалтерский учет»;
• «накладная, счет-фактура»;
• «акт оказания услуг».

Обозначенные выше термины чаще являются наиболее существенными.

Под понятием «график документооборота» понимается специальная схема, которая разработана для всех без исключения подразделений определенного предприятия с момента создания до момента передачи в архив.

«Первичные документы» — документы, которые отражаются какие-либо хозяйственные операции. Это может быть продажа товаров/услуг, приобретение материалов и иное.

«Рабочее место» — представляет собой неделимое звено организационного процесса на предприятии. Оно может быть рассчитано на одного или же нескольких рабочих.

Первичная документация служит для организации рабочих мест также. «Бухгалтерский учет» — учет всевозможных хозяйственных, финансовых операций на предприятии.

« » — один из самых важных первичный учетных документов, имеющий установленный на законодательном уровне формат.

Служит для подтверждение свершения различных хозяйственных операций. « » — первичный документ, подтверждающий факт выполнения каких-либо работ для клиента.

Какова его роль

На сегодняшний день график учета документооборота решает одновременно большое количество самых разных задач. Полный их перечень отражается в законодательных актах.

На данный момент график документооборота дает возможность:

Таким образом, благодаря верно составленному графику документооборота возможно решить большое количество самых разных задач.

Именно поэтому применение его необходимо на всех предприятиях, которые ведут коммерческую и хозяйственную деятельность.

Во избежание различного рода затруднительных ситуаций стоит заблаговременно ознакомиться со всеми нормативными документами, регламентирующими этот график.

Законные основания

На данный момент существует большое количество различных документов, регламентирующих составление графика данного вида.

При этом разделить их можно на следующие отдельные группы:

• устанавливающие общие принципы организации;
• указывающие на особенности различных типов документооборота;
• регламентирующие особенности первичной документации;
• устанавливающие особенности документооборота бухгалтерской отчетности.

К наиболее важным документам, содержимое которых следует учитывать в первую очередь, можно отнести:

1. Положение по ведению бухгалтерского учета, утвержденное

Также не менее пристальное внимание необходимо уделить именно документам, которые регламентируют вопрос формирования самих первичных документов.

Так как многие такие документы являются основанием для получения вычетов налогового характера, иных.

При несоблюдении формы таких документов воспользоваться такими будет попросту невозможно.

К таким нормативно-правовым документам на данный момент можно отнести следующие:

В законодательстве достаточно подробно рассматривается сам вопрос порядка организации документооборота.

Именно поэтому необходимо будет обязательно соответствующим образом изучить все нормативно-правовые документы. Так можно будет избежать возникновения множества затруднений.

И в первую очередь – вопросов со стороны контролирующих органов. Так как ошибки, возникающие в связи с неправильным формированием первичной документации, графика ведут к серьезным штрафам.

Порядок формирования документа

Порядок формирования графика документооборота имеет большое количество самых разных нюансов, особенностей.

Потому с порядком осуществления данной процедуры стоит разобраться заранее. Так можно будет избежать множества затруднений.

К наиболее существенным вопросам, рассмотреть которые необходимо будет заранее, до начала составления данного графика, стоит отнести следующее:

• на кого возлагается ответственность;
• составление графика;
• образец заполнения графика документооборота первичных учетных документов.

На кого возлагается ответственность

Сегодня за составление графика документооборота отвечает компетентные работник. В законодательстве не установлено какое именно должностное лицо обязано выполнять работы по составлению подобных документов.

Но при этом чаще всего подобного рода деятельностью занимаются следующие должностные лица:

• главный бухгалтер;
• руководитель предприятия;
• исполнительный орган.

Вне зависимости от того, кто именно составил график, он несет непосредственную ответственность за его правильность и содержимое. Обязательно наличие подписи составляющего график лица.

Также важно помнить о наличия подписи исполнительного органа. Только после этого данный документ становится действительным.

Видео: первичные документы

В случае возникновения каких-либо вопросов по поводу верности такого графика ответственность будут нести именно составитель и руководитель предприятия.

Составление графика

Главной сложностью и в то же время плюсом графика рассматриваемого типа является отсутствие унифицированного формата данного документа.

Каждое предприятие самостоятельно занимается разработкой графика документооборота. Причем чем большее количество видов деятельности ведет предприятие, тем подробнее должен быть документ.

Процедура составления данного документа включает в себя следующие основные этапы:

Определяется перечень документов	Которые должны быть включены в сам график документооборота
Назначаются ответственные лица за отдельные сферы ответственности	Например: должники – менеджер по продажам; данные об , расчет стоимости оценочных обязательств – руководитель отдела кадров и так далее
Устанавливаются сроки	В течение которых ответственный работник должен передать документы в бухгалтерию
Выбирается способ формирования документа	Рассматриваемого типа, допускается оформление в следующем виде: как текст; как таблица; как схема
График документооборота внедряется в практику	—

Главной проблемой выполнения сроков, обозначенных в данном документе, является их несбалансированность.

Одна из ключевых задач любой бухгалтерии — своевременная и качественная обработка документации, связанной с деятельности организации. Причем количество создаваемых и поступающих документов может достигать таких объемов, с которыми порой сложно справиться. Поэтому необходимо организовать трудовой процесс так, чтобы каждый документ был рассмотрен и обработан в срок. Для этого нужен график — специальный документ, в соответствии с которым и будет организован документооборот.

График документооборота в бухгалтерии — это внутренний акт, который определяет порядок и сроки представления в отдел (бухгалтерию) первичных документов с целью своевременного их учета и регистрации.

График нужен для упорядочивания движения документов от контрагентов и штатных сотрудников. Наличие такого документа решает сразу несколько задач:

• определяет порядок создания и движения первичной документации;
• позволяет своевременно получать документы от контрагентов;
• определяет меру ответственности сотрудников за непредставление и несвоевременное представление документов в бухгалтерию.

При отсутствии утвержденного графика проблем с документами, скорее всего, не избежать. Это показывает практика. Первичка будет зависать и теряться. А вся ответственность ляжет на главбуха. В результате могут появиться ненужные проблемы в учете и общении с фондами и налоговиками. Как пример: инспекторы снимут транспортные расходы по утраченным путевым листам и откажут в возмещении НДС по представленным с опозданием счетам-фактурам.

Чтобы избежать утери и путаницы в бумагах, нужен график документооборота. Чтобы составить и утвердить график документооборота 2017 рекомендуем вам скачать бланк и образец документа на 2017 год:

Таким образом, в любой организации должен быть составлен и утвержден четкий график документооборота с указанием ответственных лиц и сроками составления первичной документации. Такой график должен детально прописывать движение документов от сотрудников, которые отвечают за их составлением, до архива.

Эти стадии движения документов можно отразить либо в виде таблицы, либо в виде схемы. График должен содержать перечень документов, используемых в организации, список ответственных за их составление сотрудников и сроки составления и сдачи этих документов.

Образец графика документооборота в бухгалтерии 2017

Разрабатывая график документооборота, организации по большей части руководствуются рекомендациями, которые дал Минфин СССР. Это Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете от 29.07.1983 № 105. Оно не теряет своей актуальности до сих пор. Поэтому, разрабатывая график, можно применять именно этот документ.

Для удобства все документы можно разбить на несколько отдельных групп. Например:

• документы для контролеров (налоговиков, ФСС, Росстата и т.д.);
• документы для контрагентов (договоры, допсоглашения, платежки);
• документы для начисления зарплаты сотрудникам и др.

По группам назначаются ответственные. В графике документооборота указываются перечень сотрудников, которые отвечают за составление и сдачу в бухгалтерию той или иной документации, а также сроки представления первичных документов в отдел. Например, в графике может быть указано, что водители предприятия после каждой смены в течение 24 часов обязаны представлять в бухгалтерию путевые листы (для списания расходов на ГСМ) и товарно-транспортные накладные (для списания товарно-материальных ценностей со складов).

Также в графике должна быть указана цепочка, по которой документ проходит с момента создания до сдачи в бухгалтерию.

График документооборота может быть прописан и в учетной политике. Здесь отдельном разделе должна быть схема или таблица, описывающие стадии движения документов в организации.

Этапами документооборота являются:

• оформление и заполнение документа ответственным лицом (продавцом, экспедитором и др.);
• сдача документа в бухгалтерию;
• обработка, проверка и учет документа в бухгалтерии;
• направление документа в архив и хранение документа.

Следует отразить стадии движения документации в графике документооборота в бухгалтерии.

Конкретную форму графика главбух может выбрать по своему усмотрению. Главное, чтобы он содержал перечень документов, используемых в организации, список ответственных за их составление и сроки составления и сдачи этих документов в бухгалтерию и архив.

Бланк и образец документа в табличной форме можно посмотреть и скачать по ссылкам ниже.

График документооборота в бухгалтерии бланк

Как утвердить для бухгалтерии график документооборота

График можно утвердить отдельным приказом руководителя организации. Но в этом случае в учетной политике нужно сделать ссылку на приказ, которым был утвержден график.Бланк и образец — ниже.

Бланк приказа об утверждении графика документооборота в бухгалтерии

Образец приказа об утверждении графика документооборота в бухгалтерии

Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»

1. Утвердить график документооборота согласно приложению 1 к настоящему приказу.

2. Контроль за исполнением графика возложить на главного бухгалтера А.С. Глебову.

Генеральный директор ______________ А.В. Львов

Ознакомьте ответственных работников с графиком документооборота под роспись. Лучше всего для каждого такого сотрудника сделать распечатку фрагмента графика, где будет указано, какие документы и в какие конкретно сроки он обязан сдавать в бухгалтерию.

Эффективный оборот документов способен повысить качество работы практически любой организации. Правильная организация документооборота влияет на всю деятельность компании. От неё зависит успех всех управленческой деятельности.

В 2019-ом году при проверках организаций налоговыми органами усиленное внимание уделяется проверке корректности документов. Это связано с тем, что эти данные являются основополагающим фактором при формировании вывода о качестве работы предприятия.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Ведение носителей первичной информации учёта – это ответственная процедура. Стоит отметить, что для налогообложения являются не только разнообразные счета, кассовые ордера и т.д., но и договоры, контракты, акты и т.д.

В нашем государства используется система, которая определяет назначения и вид каждого документа, а также их унификацию. Необходимо точно следовать общепринятым нормам составления форм и их заполнения. Также нужно соблюдать все требования и условия, в противном случае документы просто не будут обладать юридической силой.

Зачем это необходимо

График, на основе которого определяется учётная политика документооборота, очень важен. Для того чтобы понять это, нужно обратиться к положениям о документах времён Советского Союза. Оно было принято в 1983-ем году и действует по сей день. До тех пор, пока законодательством нашего государства не будет принят общероссийский стандарт бухгалтерии, советские правила буду являться основными.

Термин документооборот включает в себя следующие манипуляции с «первичкой»:

• создание;
• получение;
• принятие и последующая обработка;
• отправку в архив.

Все вышеописанные действия лежат на «плечах» главного бухгалтера. Именно он отвечает за корректность действий. Однако право принятия изменённых положений обладают только лишь владелец организации и уполномоченное управленческое лицо.

Важно: график может быть утверждён как приложение к общей или же в виде отдельного акта, который содержит определённые отсылки на политику.

Первоначально, правильная учётная политика документооборота необходима отделам компании, специализирующимся на финансовой деятельности (отдел кадров, бухгалтерия, отдел снабжения, отчётные лица, отдел работы с сотрудниками и т.д.).

Уполномоченные лица обязаны заниматься созданием, отправкой и передачей документов согласно утверждённому графику. Для его соблюдения каждого сотрудника с обязанностями данного рода необходимо снабдить личной копией этого графика.

Она должна содержать следующие данные:

• список документов его компетенции;
• сроки их сдачи;
• отделы организации, куда будут отправляться данные.

В свою очередь лицо, создавшее график, стоит в ответе за:

• точное соблюдение составленного графика;
• быстрое, а главное корректное формирования документов;
• передача данных в отдел бухгалтерии согласно установленным срокам;
• корректность всей информации, указанной в графике.

В большинстве случаев, задача мониторинга выполнения утверждённого графика лежит на главном бухгалтере. Однако могут быть исключения, бюджет, документооборот и т.д. может также контролироваться другим лицом.

Главные уточнения

Правила и первичные документы

Стандарты документооборота предусматривают создание графика со сроками получения, оформления и т.д., помимо этого определяется список лиц уполномоченных подписывать документ. Также обязательно нужно учитывать, что требования главного бухгалтера необходимо соблюдать всем сотрудником кампании без исключения, включая структурные подразделение, которые обладают полномочиями в сфере финансов.

Главный бухгалтер не имеет права принимать документы, исполнения которых противоречит законами государства и нарушает какой-либо договор или устав. Ведение бухгалтерских отчётов осуществляется в формах для документов первого класса 03 и 05.

Любые операции, бланки для которых не существуют, согласно федеральному законодательству, проводятся с помощью собственноручно разработанных форм. При этом все основные реквизиты, присущие стандартным первичным документам, сохраняются.

Помимо этого, стандарты первичных документов включают:

• номенклатуру документов, включая ;
• для определённых документов создавать особые условия хранения с доступом только для уполномоченных лиц;
• период формирования ;
• список сотрудников организации, обладающих правом получения различных доверенностей, с указанием их срока действия (не может превышать отметку в три года);
• перевод данных, написанных на иностранных языках.

• название документа;
• дата его составления;
• наименование организации, которая разработала документ;
• наличие фактов хозяйственной деятельности;
• величина их измерения;
• название должности лица, составившего первичный документ;
• подпись этого лица, с расшифровкой фамилии и инициалов.

Важные этапы утверждения

Выбор конкретного вида учётной политики и его утверждение должен производиться согласно определённым требованиям (рациональность, полнота, осмотрительность, приоритет содержащихся данных, непротиворечивость и т.д.).

Основные этапы выглядят обработки документов и их утверждения выглядят следующим образом:

• процесс составления и оформления;
• перемещения документов по отделам организации;
• их приём, обработка и дальнейшая передача в архив бухгалтерией.

Учётная политика организации может подвергнуться изменениям в следующих случаях:

• законодательством были проведены изменения нормативных актов по бухгалтерским учётам;
• организация создала или модернизировала способы ведения отчётности;
• деятельность компании существенно поменялась.

Важно знать

Грамотно созданный процесс документооборота должен не только показывать бюджет и ведения деятельности проверяющим организациям, но и обеспечивать возможность простого поиска конкретного документа.

Первоначально, необходимо ознакомится с основным базовыми понятиями:

Документооборот	Это процесс создания основной документации и её хранения.
Выходящие данные	Все входящие данные, которые регистрируются в специально этого созданных каталогах (он может принимать как бумажный, так и электронный вид).
Исходящие данные	Аналогично предыдущему пункту, за исключением того, что обрабатываются не полученные, а отправленные данные.
Первоначальная обработка	Данный процесс подразумевает получение документов их проверку на правильность составления и т.д.
Исполнение	Выполнение действия, указанного в полученном документе.
Таксировка	Процесс вычисления общей стоимости конкретной хозяйственной операции.
Котировка	Указание данных в документах о первичном характере полученных отчётов.

Общие нюансы

Учётная политика документооборота создаётся на основании утверждённого приказа Министерства Финансов от 9 декабря 1998-го года. ПБУ регламентируют основы политики организации, которая создаётся главным бухгалтером предприятия.

Она включает в себя следующие утверждённые данные:

• план счетов бухучёта;
• используемые формы для создания первичных документов;
• даты проведения инвентаризации всех имеющихся активов;
• способы их оценки;
• требования и условия документооборота;
• регламент контроля хозяйственных операций.

Что входит в общую политику документооборота

Весь бухгалтерский учёт формируется исходя из его политики. Выполнение заданий, поставленных перед ним, напрямую касается процесса реализации документооборота. Учётная политика, принятая учреждением, обязательно утверждается каким-либо способом. Это может быть приказ или же распоряжение от уполномоченного лица.

Политика документооборота включает в себя:

• самостоятельная установка организационной формы работы бухгалтерского отдела, исходящая их типа деятельности компании, условий и требования хозяйствования;
• определение в заранее утверждённом порядке форм и методов организации учёта, документооборота и т.д.;
• разработка систем внутреннего производственного учёта и отчётности;
• формирование учётной политики по иным вопросам согласно установленному порядку.

При этом она утверждает:

• способ проведения процесса инвентаризации, его метод и порядок;
• требования и условия для проведения документооборота и обработки данных;
• осуществление контроля над всеми хозяйственными операциями и т.д.

Последние инструкции

Новый электронный формат

В соответствии с принятыми поправками, которые были внесены 4-го марта 2019-го года, с 1-го июля семнадцатого года появится возможность использования нового формата документов в электронном формате.

С указанной даты будут использоваться два новых формата счета фактуры:

• с дополнительной информацией, с наличием функции счета-фактуры, которая используется при расчётах суммы НДС, а также актов об отгрузке различных товаров, передача прав на владение чем-либо и т.д.;
• с дополнительной информацией, с наличием функции о выполнении каких-либо работ, передачи прав на владение чем-либо и т.д., результатом выполнения которых будет являться изменение финансового положения обоих сторон.

С первого июля 2019-го года компании смогут не только использовать в ведении дел друг с другом электронные версии форм, но и отправлять их в налоговые органы для проверки. Вышеописанные формы заменят собой универсальные документы, предназначенные для экспортных целей. Образец этих документов уже можно найти во Всемирной паутине и ознакомится с ним.

Согласно четвёртому подпункту первого пункта 165-ой статьи Налогового Кодекса Российской Федерации, налогоплательщик обязан предоставлять копии документов, которые подтверждают экспорт чего-либо за пределы территории нашего государства.

Составление и внедрение расписания

Для того чтобы составить график документооборота необходимо провести предварительную подготовку.

Она включает в себя выполнение следующих манипуляций:

• составление полного списка документов, которые будут подвергнуты обработке;
• определение количества оригинальных экземпляров для каждого документа;
• формирование таблицы соответствия типа документы с должностями сотрудников организации, обладающими правом их подписания;
• сопоставление конкретного вила документа с ответственными за него сотрудниками;
• точное указание сроков сдачи документов;
• разработка методов контроля над исполнением графика документооборота;
• выполнение каких-либо других нюансов графика.

Введение графика в учётную политику организации, при этом обязательно нужно выполнит несколько этапов:

• утвердить график;
• ознакомится с его причастными исполнителями;
• оформить визуальные стенды в каждом отделе организации, для размещения копий графика;
• наладить грамотное взаимодействие исполнителей графика между собой;
• провести отладку софта, необходимого для автоматизации процесса обмена данными между сотрудниками предприятия;

Примерный график

График должен отражать фактический документооборот и включать в себя перечень процедур по созданию, проверке и обработке каждого из первичных документов.

Каждый его элемент должен быть грамотно составлен, тогда он поспособствует:

• улучшению ответственности исполнителей;
• выявлению и исключению ненужных документов;
• общей рационализации деятельности.

График должен являться:

• организационным регламентов;
• средством обслуживания;
• средством улучшения качества проводимой деятельности.

Исправление ошибок

Абсолютно все документы бухгалтерии должны быть составлены грамотно без каких-либо ошибок. Однако они заполняются людьми, которым свойственно допускать неточности. Чаще всего ошибки являются локальными, например, неправильно указанная дата или ошибка в написании названия чего-либо.

Также можно выделить транзитные ошибки. Так называют тот недочёт, который в автоматическом режиме прошёл через несколько регистров. Например, неверно указанная сумма финансовой операции и т.д.

Документооборот - это движение первичных учетных документов в бухгалтерском учете, их создание или получение от других организации, принятие к учету, обработка, передача в архив. Работы, связанные с составлением графика документооборота, организует главный бухгалтер предприятия.

Характеристикой документооборота является его объем, под которым понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. Данный показатель является важным, он должен использоваться в качестве критерия при выборе организационной формы делопроизводства (традиционная, автоматизированная), а также влиять на структуру службы делопроизводства и ее штатный состав.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы. Как установлено, создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота.

График документооборота утверждается приказом руководителя организации, он должен быть рациональным, т. е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей, которые должен проходить каждый первичный учетный документ, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. Он может быть оформлен в виде схемы или перечня работ (создание, проверка и обработка документов), выполняемых каждым подразделением организации, а также, всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. В графике указывается, по каким инстанциям и в какой последовательности проходит документ, а также процедуры обработки документа в функциональных службах.

Работники организации (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово-экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и др.) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Каждому исполнителю вручается выписка из графика документооборота (приложение № 2), где перечисляются документы, относящиеся к сфере его деятельности, сроки их представления и подразделения организации, в которые они представляются.

Правильное составление графика документооборота и его соблюдение способствуют оптимальному распределению должностных обязанностей между работниками, укреплению контрольной функции бухгалтерского учета и, наконец, обеспечивают своевременность составления отчетности. Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и качественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Контроль за выполнением графика документооборота осуществляет главный бухгалтер.

С учетом назначения и среды обращения документов можно весьма условно разделить документооборот на внутренний и внешний. Первый образуют внутренние документы, а также входящие документы, поступившие на предприятие и не подлежащие возврату в адрес отправителя. Второй состоит из исходящих документов -- в их число входят также те немногие входящие и внутренние документы, которые по каким-либо причинам подлежат возврату (рис. 2).

Рис. 2

Для каждого документа в бухгалтерском учете существует свой путь движения, т.е. свой документооборот. Однако для всех документов обязательными являются пять основных этапов:

• 1) составление документа в момент совершения хозяйственной операции в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению документов;
• 2) передача документа в бухгалтерию, где контролируют своевременность и полноту сдачи его для учетной обработки;
• 3) проверка принятых документов бухгалтером. Проверка осуществляется по форме (проверяется полнота и правильность оформления документов, заполнение их обязательных реквизитов), по содержанию (проверяется законность документированных операции, логическая увязка отдельных показателей) и, кроме того, включает арифметическую проверку;
• 4) обработка документа в бухгалтерии:
  • * таксировка, или расценка, предусматривает перевод натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель.
  • * группировка -- подбор документов, однородных по экономическому содержанию (приход ТМЦ и расход ТМЦ);
  • * котировка -- указание в первичном документе корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа;
• 5) сдача документов в архив на хранение после составления по ним учетных регистров.

Документооборот обеспечивает рациональное разделение учетного труда, равномерность загруженности учетных работников, своевременность бухгалтерского учета. Четко работающий документооборот обеспечивает контроль за оформлением документов, устанавливает персональную ответственность исполнителей за составление, передачу и обработку документов и, следовательно, обеспечивает своевременность составления бухгалтерской отчетности. В прямой зависимости от функционирования документооборота находится и оперативный учет. Документооборот обеспечивает рациональное разделение учетного труда, равномерность загруженности учетных работников, своевременность бухгалтерского учета.

О.В. Кулагина, эксперт по налогообложению

Документооборот: выстраиваем «под бухгалтерию»

Документы как создаются внутри организации, так и поступают извне. Львиная доля документов - первичка, которая обязательно должна пройти через бухгалтерию. И порой бухгалтеру приходится буквально «вытрясать» из других подразделений эти документы. Мы расскажем, как организовать документооборот, чтобы документы попадали в бухгалтерию вовремя.

Что такое документооборот и зачем он нужен

За свой «жизненный» путь документ проходит несколько стадий: создание, обработка, передача на хранение и уничтожение. Это и есть документооборот. Регламентировать этот процесс можно с помощью графика документооборота, инструкции по документообороту, положения о документообороте и т. д. Но большинство организаций используют именно график документооборот аПоложение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР 29.07.83 № 105 .

РАССКАЗЫВАЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ

График документооборота является одним из элементов системы внутреннего контроля (СВК)п. 41 Федерального правила (стандарта) аудиторской деятельности № 8, утв. Постановлением Правительства от 23.09.2002 № 696 . Чем выше надежность СВК, тем выше вероятность получения аудиторского заключения с минимальным количеством замечаний.

Бухгалтерия больше всех остальных подразделений заинтересована в наличии такого документа и соблюдении установленных им правил, поскольку из-за несвоевременного получения первички операции в учете отражаются не в том периоде, в котором они совершены, а порой возникают даже ошибки, которые исправлять приходится по правилам ПБУ 22/2010. Например, если водитель-экспедитор вовремя не передал накладные в бухгалтерию, то впоследствии это придется исправлять как ошибку, потому что в целом для организации это не новая информация, а новая она только для бухгалтера, получившего документ с опозданием. Кроме того, чтобы принять к вычету НДС по счетам-фактурам, своевременно полученным организацией, но оказавшимся в бухгалтерии только в следующем квартале, по мнению налоговиков, надо подать уточненк уПисьмо ФНС от 30.03.2012 № ЕД-3-3/1057@ .

Именно с помощью графика документооборота можно назначить ответственных за составление и передачу документов лиц, а также установить конкретные сроки по передаче первички в бухгалтерию. Это позволит бухгалтеру получать документы вовремя. Кроме того, бухгалтеру не придется объяснять каждому сотруднику, какие документы и в какой срок надо сдавать в бухгалтерию.

Кстати, график документооборота - это часть системы внутреннего контроля, и каждая организация должна наладить внутренний контроль хозяйственной деятельности. Этого требует новый Закон о бухучет ест. 19 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ .

Разрабатываем график документооборота

Унифицированной формы графика нет - каждой организации надо самостоятельно ее разработать. И чем больше организация, чем больше у нее видов деятельности, тем подробнее должен быть график.

Определяемся с документами

На первом этапе нужно очертить круг документов, которые образуются в процессе деятельности организации. Кроме ежедневной первички по кассе, МПЗ и кадровому учету, включите в график и документы по операциям, которые случаются нечасто (например, по представительским мероприятиям и рекламным акциям). Правильное оформление этих документов имеет большое значение для признания расходов.

В графике надо описать и процесс движения документов, подтверждающих определенные факты хозяйственной жизни, о наступлении которых бухгалтер может не знать, но отразить которые в учете обязан.

Поясним на примере. В бухгалтерском и налоговом учете кредиторскую задолженность перед ликвидированным поставщиком нужно списать в доходы на дату внесения в ЕГРЮЛ записи о его ликвидаци ип. 6 ПБУ 4/99 ; п. 16 ПБУ 9/99 ; подп. 18 ст. 250 НК РФ . Но следить за процессом ликвидации контрагента бухгалтер не обязан просто потому, что это не его задача. Значит, о ликвидации должен сообщить работник, в сферу компетенции которого входит работа с кредиторской задолженностью. И таких ситуаций множество. Подобные сведения могут представляться в бухгалтерию в виде справок или служебных записок, которые также надо включить в график документооборота. В нашем примере ответственный работник должен представить выписку из ЕГРЮЛ.

Назначаем ответственных лиц

С первичными документами все просто. Работники, в должностные обязанности которых входит составление первички, отвечают за ее правильное оформлени еп. 6 ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ . Этих же работников надо назначить ответственными за передачу документов в бухгалтерию. Чем меньше посредников между составителем документа и бухгалтерией, тем больше шансов, что документ не потеряется и поступит вовремя.

Чтобы распределить ответственность за оформление и передачу служебных записок или справок, внутри каждого подразделения назначьте ответственного. Например:

• проблемные должники - старший менеджер по продажам;
• решения собрания участников организации - старший юрисконсульт;
• определение рыночной стоимости имущества –– ведущий специалист отдела маркетинга по согласованию с руководителем производственно-технического отдела;
• данные об очередных отпусках для расчета величины соответствующего оценочного обязательства (резерва) - руководитель отдела кадров;
• определение срока полезного использования основного средства - ведущий специалист производственно-технического отдела.

Если не назначить ответственное должностное лицо, то в случае утери документа или нарушения срока его представления спросить будет не с кого. А значит, и поставленных целей бухгалтер не добьется.

Устанавливаем сроки

Срок, в который конкретный работник должен передать документы в бухгалтерию, пожалуй, самое важное в графике документооборота. Этот срок можно установить как определенное число месяца или количество дней, прошедших со дня составления или исполнения документа. Также надо учесть, что бухгалтеру может понадобиться не один день для обработки полученных документов и переноса данных из них в регистр. Например, в организации день выплаты заработной платы установлен 7-го числа. Бухгалтер расчетной группы начисляет заработную плату по всем подразделениям, и все документы по учету рабочего времени должны быть обработаны, допустим, к 5-му числу месяца. Поэтому поступить в бухгалтерию табели учета рабочего времени, приказы о премировании и т. п. должны не позже 1-го числа месяца.

Не забудьте отдельно указать в графике сроки передачи документов по командировкам. Ведь не секрет, что некоторые сотрудники имеют привычку до последнего держать документы у себя и отчитываются с опозданием, даже не подозревая, что срок для представления отчета установлен законодательно. Поэтому в графике документооборота пропишите для них обязанность отчитаться в трехдневный срок после окончания командировк ип. 26 Постановления Правительства от 13.10.2008 № 749 .

Итак, список документов подготовлен, сроки прохождения по подразделениям установлены, а ответственные лица назначены. Переходим к оформлению.

Выбираем способ оформления

График документооборота можно оформить в виде текста, таблицы или схемы. Если организация небольшая и документов мало, то подойдет текстовая форма. Некоторые бухгалтеры предпочитают составлять схему движения каждого документа, потому что это наглядно, просто и информативно. Но классический способ оформления графика - таблица, где каждая строка содержит сведения об одном документе. Разрабатывать график лучше в программе Excel, так как при обработке данных удобно использовать некоторые ее функции.

Какой бы способ вы ни выбрали, информацию нужно представить так, чтобы график было удобно читать вашим сотрудникам, ответственным за движение документа. Поэтому документы в графике необходимо располагать по определенному принципу, например в алфавитном порядке, тогда легко можно будет найти любой документ.

Этот вариант оформления удобен тем, что таблица охватывает весь перечень документов и ею будут пользоваться все сотрудники. Но если документов очень много, то график будет громоздким и сложным для восприятия. Поэтому такая форма оптимальна для небольших организаций.

График документооборота (по формам документов) может выглядеть так.

Наименование документа	Количество экземпляров	Создание документа		Представление документа				Срок хранения	Место хранения
				Кто	Кому	В какой срок
Платежное поручение	1	Старший бухгалтер		Старший бухгалтер	Операционист банка	Ежедневно, не позднее 15.00	Старший бухгалтер
Приходный ордер М-4	1	Кладовщик	Кладовщик, работник, сдающий материалы на склад, или представитель поставщика	Кладовщик	Бухгалтер по участку МПЗ	10-го, 20-го и 30-го числа месяца	Бухгалтер по участку МПЗ	5 лет со дня списания оприходованных по нему ценностей
Приходный кассовый ордер КО-1	1	Кассир	Главный бухгалтер, кассир	Кассир	Старший бухгалтер	Ежедневно в конце рабочего дня	Старший бухгалтер	5 лет с 1 января года, следующего за годом составления
Путевой лист грузового автомобиля	1	Менеджер по логистике	Менеджер по логистике, механик	Водитель	Бухгалтер по участку МПЗ	Ежедневно	Бухгалтер по участку МПЗ

Другой вариант - расположить документы с привязкой:

• <или> к хозяйственной операции;
• <или> к должностям и профессиям;
• <или> к структурным подразделениям.

Например, для каждой хозяйственной операции описывается блок документов, которые необходимо составить, их движение, ответственные лица, сроки и места хранения. Сами документы внутри блока можно расположить в порядке их составления. Такой график удобен для восприятия, так как вся нужная информация для конкретного сотрудника или структурного подразделения сгруппирована в одном месте. Минусы такой подачи информации - в многократном повторении одних и тех же первичных документов для разных операций, например кассовых ордеров, платежных поручений, бухгалтерских справок, счетов-фактур. Поэтому составление такого графика займет больше времени, но зато из него легко сделать выписку для конкретного сотрудника. В качестве образца можно использовать такой график.

Наименование операции	Наименование документа	Количество экземпляров	Создание документа		Представление документа			Ответственный за обработку документа	Срок хранения	Место хранения
			Кто отвечает за создание и оформление	Кто утверждает (визирует, подписывает)	Кто	Кому	В какой срок
Оплата счетов, выставленных поставщиками	Счет на оплату	1	Менеджер отдела закупок	Руководитель отдела закупок	Менеджер отдела закупок	Главный бухгалтер	В день наложения визы руководителем отдела закупок	-	5 лет с 1 января года, следующего за годом оплаты	До окончания календарного года - каб. 301, далее - каб. 308
	Перечень планируемых платежей	1	Главный бухгалтер	Руководитель	Главный бухгалтер	Старший бухгалтер	Ежедневно, не позднее 12.00	Старший бухгалтер	1 год с даты составления
	Платежное поручение	1	Старший бухгалтер	Руководитель, главный бухгалтер	Старший бухгалтер	Операционист банка	Ежедневно, не позднее 15.00	Старший бухгалтер	5 лет с 1 января года, следующего за годом составления

Готовый график должен утвердить и ввести в действие руководитель своим приказом.

Внедряем в практику

Теперь переходим к этапу «оповещения». Каждый сотрудник, участвующий в документообороте, должен знать, что, как и когда он обязан делать. Есть два варианта:

• <или> оформить дополнительный лист к графику документооборота, где сотрудники будут оставлять свои подписи, свидетельствующие об ознакомлении с графиком.

Трудозатраты бухгалтера по этому варианту минимальны, но сотруднику будет сложно запомнить что, кому и в какие сроки он должен передавать;

• <или> сделать выписки из графика для каждого работника и раздать под расписку. Быстро сделать для работника выписку из графика поможет функция Excel «Данные - Фильтр - Автофильтр». Документы, которые относятся ко всем сотрудникам сразу, например больничные листы, авансовые отчеты, нужно также включить в выписку, поставив несколько фильтров с условием «или».

Выписка из графика документооборота с использованием в столбце «Представление документа → Кто» одновременно двух фильтров «специалист сервисного отдела» и «работник» с условием «или» в программе выглядит так.

Но этого мало, надо чтобы документ неукоснительно соблюдался всеми подразделениями. Для успешного внедрения нововведений:

• <или> внесите изменения в должностные инструкции сотрудников: дайте ссылку на график документооборота, пропишите в обязанностях соблюдение сроков представления документов. Например, должностная инструкция кладовщика после внесения изменений может выглядеть так (изменения выделены курсивом).

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
кладовщика

2. Должностные обязанности:

Принимает материальные ценности;

- проверяет соответствие принимаемых на хранение материалов сопроводительным документам;

- составляет документы в соответствии с графиком документооборота на прием и списание материалов;

Ведет учет наличия материалов на складе и ведение отчетной документации по их движению;

Участвует в проведении инвентаризаций.

Кладовщик обязан:

Находиться на рабочем месте в специальной одежде;

Соблюдать правила внутреннего трудового распорядка;

- соблюдать сроки представления документов, установленные графиком документооборота.

• <или> закрепите обязанность соблюдать сроки передачи документов приказом по организации, если должностных инструкций у вас нет.

В целях организации рационального документооборота

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Всем сотрудникам ООО «Калинка» при составлении, получении, оформлении и передаче документов руководствоваться графиком документооборота.

2. Неукоснительно соблюдать сроки передачи документов, установленные графиком документооборота.

3. Контроль за исполнением приказа возложить на главного бухгалтера.

Можно внести в положение о премировании условие о снижении размера премии или депремировании, если сроки передачи документов будут нарушаться. Это крайняя мера, но наказание рублем обычно самое действенное.

ОБМЕН ОПЫТОМ

Главный бухгалтер ООО «ММ Индастри»

“ Сложность при внедрении графика документооборота заключается еще и в том, что не все сотрудники готовы его соблюдать. Одним из действенных способов обязать работников соблюдать график является варьирование размера премии. Например, в нашей компании в положении о премировании установлен порядок начисления премии в зависимости от полученных результатов. И там же определены случаи, когда и на сколько размер премии может быть снижен. В частности, как одно из оснований для снижения размера премии мы указали следующее: «Нарушение сроков, установленных приказами и распоряжениями администрации, при сдаче финансовых документов в бухгалтерию». Такая мера позволила добиться 100%-й передачи в бухгалтерию счетов-фактур до 15-го числа месяц а” .

При использовании графика документооборота нередко выявляется несбалансированность некоторых сроков. Например, документ долго находился на согласовании, а срок его представления уже прошел. Частая ситуация: появляются новые виды деятельности, документы по которым не учтены в графике документооборота. Например, организация начала работать с векселями или с электронными деньгами. Предусмотреть все нюансы заранее невозможно, но ничего страшного в этом нет: вы можете вносить в график изменения, постепенно совершенствуя его.