№ 12, 2003) не освобождает такси от применения контрольно-кассовой техники. И бланки строгой отчетности для использования их в такси Минфин России не утвердил. Поэтому в такси должен быть установлен кассовый аппарат и клиентам должен выдаваться кассовый чек).

При осуществлении расходов на такси в служебной командировке их можно учитывать при вычислении налогообложения. Однако для этого потребуется обосновать их целесообразность и подтвердить документально.

Использование в командировке такси

При осуществлении хозяйственной деятельности компании отправляют своих сотрудников в рабочие командировки. Статьей 167 ТК РФ устанавливается оплата работодателем понесенных трат, сделанных убывшим в командировку. На основании принятого правового акта локального характера, сотруднику компенсируются затраты, производимые при исполнении рабочего задания, например, компенсируется проезд на такси. Кроме того, они должны быть санкционированы или определяться коллективным соглашением.

Например, устанавливается, что служащему компанией оплачивается перемещение на такси:

До конечной цели и назад в место повседневного осуществления рабочих обязанностей.
До пункта прибытия или выезда (к примеру, от гостиницы до ж/д вокзала).
По рабочим обязанностям во время поездки.

Это следует учитывать при распределении командировочных, прежде чем этим воспользоваться.

Подтверждающие документы

Когда траты на использование такси одобрены руководством, сотруднику необходимо представить с авансовым отчетом:

Заказной наряд.
Квитанцию на установленном бланке.
ККЧ, выдаваемый водителем после поездки.

Документация должна содержать необходимую информацию и не противоречить требованиям Правил, регламентированных постановлением Правительства РФ от 14.02.2009 № 112.

В отсутствие такой документации возмещение оплаты, понесенной при поездке в такси, оплачиваться не могут в 2019 году. Электронный чек, направленный по почте онлайн связью, не может выступать удостоверяющим доказательством.

Платежный документ должен включать:

Обязательные данные в виде номера и серии.
Название компании, осуществляющей перевозку.
ИНН, ОГРН и иную информацию.
Стоимость оказанной услуги.
Дату выдачи.
Роспись ответственного лица, оформившего платежку.

Возмещение распределяется в статью издержек юридического лица, на сумму которых будет уменьшаться её основа для исчисления сбора на прибыль. При этом важным условием становятся подтверждающие документы, свидетельствующие о состоявшемся перемещении, и что оно совершено в целях организации деятельности, преследующей получение прибыли.

Отмена командировочного удостоверения с 8 января этого года во многом облегчила работу бухгалтеров и кадровиков (подп. "а" п. 1 постановления Правительства России от 29 декабря 2014 г. № 1595 " "). Однако возникли сложности с определением сроков нахождения сотрудников в командировке при направлении туда на личном и служебном транспорте. Остались и старые вопросы о возможности компенсировать те или иные командировочные расходы, а также о правомерности их учета для целей налогообложения прибыли. Портал ГАРАНТ.РУ ответил на самые злободневные вопросы читателей.

Может ли организация принять к налоговому учету суточные по командировке, если отсутствуют документы, подтверждающие проезд и проживание (сотрудник уехал на личном транспорте и проживал у родственников), но имеется отчет о командировке?

Куликова Юлия

В случае, когда сотрудник уехал в командировку на личном транспорте, даты поездки можно подтвердить служебной запиской, которая оформляется после возвращения из командировки (). При этом, если на одной машине в командировку отправилось несколько сотрудников, то записку должен составить каждый из командированных. Кроме того, каждому из них понадобится составить отдельный авансовый отчет. К служебной записке должны быть приложены документы, подтверждающие использование машины. Это, в частности, путевой лист или квитанции об оплате топлива.

Косвенным подтверждением сроков пребывания сотрудника в командировке может служить приказ о направлении в командировку.

Если раньше у работодателя часто возникали вопросы, как же в командировочном удостоверении отразить тот факт, что сотрудник в командировке проживал у родственников, то теперь такой проблемы нет, ведь с 8 января 2015 года командировочные удостоверения отменены (подп. "а" п. 1 постановления Правительства России от 29 декабря 2014 г. № 1595 " "). Сейчас же законодательство не требует каких-либо документов, подтверждающих проживание командированного работника у родственников. Однако все же стоит указать этот факт в служебной записке, прилагаемой сотрудником к авансовому отчету, во избежание дальнейших возможных разногласий.

Предполагалось, что сотрудник поедет в командировку на два дня, но рабочие вопросы удалось решить раньше, и он вернулся в тот же день, что и уехал. Фактически командировка была однодневной. Должна ли организация выплатить ему суточные?

Дарья Аношкина

Нет, организация выплачивать суточные при однодневной командировке не обязана (). Однако она может это сделать по собственной инициативе. И законодательство разрешает отнести такие суточные в расходы, уменьшающие налог на прибыль. Если раньше позиция Минфина России была не в пользу компаний, то после нескольких судебных решений, при вынесении которых суды вставали на сторону налогоплательщиков, ведомство поменяло свое мнение ( , ).

В коллективном договоре прописано, что размер суточных при командировке по России составляет 1 тыс. руб. в день. Однако на основании приказа руководителя для одного из сотрудников были установлены суточные в размере 1,2 тыс. руб. в день. Правомерно ли это и если да, то можно ли принять всю эту сумму в расходы по налогу на прибыль?

Алексей Николаев

МАТЕРИАЛЫ ПО ТЕМЕ

Найти ответы на вопросы по трудовому праву, в том числе и в отношении порядка и правил оформления документов при направлении сотрудников в командировки можно в разделе " ".

Да, это правомерно, ведь трудовое законодательство не устанавливает предельных размеров выплачиваемых суточных. Что касается нормирования суточных для целей налога на прибыль, то оно было отменено еще с 1 января 2009 года (), а значит, организация может принять в расходы всю сумму суточных, выданных сотруднику на основании коллективного договора или локального нормативного акта.

А вот все, что было выплачено сверх установленных компанией норм, в том числе и по приказу руководителя, к расходам отнести не удастся (). Таким образом, 1 тыс. руб. в день организация сможет списать в расходы по налогу на прибыль, а 200 руб. придется выплачивать из чистой прибыли.

Но здесь есть еще один нюанс. Большинство организаций стараются не выходить за пределы в размере 700 руб. в день на командировку внутри страны и 2,5 тыс. руб. – за ее пределами. Такие нормативы установлены НК РФ как размер суточных, с которых у командированного сотрудника не удерживается НДФЛ (). Со всего, что было выплачено сверх этого лимита, даже при условии того, что соответствующие нормы были прописаны в коллективном договоре или локальном акте, организация должна удержать 13% из зарплаты сотрудника. Таким образом с зарплаты сотрудника придется удержать и перечислить 13% налога с суммы в размере 500 руб. в день (1200-700 руб.).

Организация оплатила проживание сотрудника в командировке, однако никаких подтверждающих расходы документов у нее нет. Можно ли учесть не подтвержденные документально расходы в затратах по налогу на прибыль и нужно ли начислять НДФЛ на эти выплаты сотруднику?

Людмила Магадова

Нет, неподтвержденные документально затраты в расходах для целей налога на прибыль учесть не получится. Ведь в соответствии с Положением затраты на наем жилого помещения возмещаются командированному сотруднику при их документальном подтверждении ( , ). Тогда их можно отнести к расходам, уменьшающим налог на прибыль в случае их документального подтверждения (). В качестве последнего могут выступать счета из гостиницы, кассовые чеки, договор найма жилого помещения и т. д. Если же во время командировки сотрудник поселился у частного лица, то подтверждающим документом может быть договор найма или иной документ, подтверждающий расходы по найму жилого помещения, составленный нанимателем и наймодателем в произвольной форме ().

В случае, если подтверждающие документы утеряны или отсутствуют, организация вправе возместить сотруднику понесенные расходы. Однако налогооблагаемую прибыль такие выплаты уменьшать не будут ().

Кроме того, вне зависимости от наличия или отсутствия документов придется начислить и НДФЛ на полученный доход сотрудника, превышающий установленный лимит в 700 руб. в сутки для российских командировок и 2,5 тыс. руб. для зарубежных (). Аналогичной льготы для страховых взносов не предусмотрено, поэтому работодателю придется уплатить их с полной суммы компенсации расходов (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ " ", п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ " ", ).

Какие документы нужны для подтверждения срока пребывания в командировке сотрудника, если он ездил на служебном транспорте?

Щеголева Татьяна

Положение предусматривает особые правила определения срока командировки только для случаев, когда сотрудник передвигался на личном транспорте (). В отношении использования служебного транспорта разъяснений нет.

Однако полагаем, что в этом случае документом, подтверждающим срок нахождения в командировке, может быть путевой лист (типовая межотраслевая форма № 3, утв. ).

Поскольку установленная законодательством форма не является обязательной (), то организация вправе самостоятельно разработать форму путевого листа с указанием даты выбытия и прибытия командированного сотрудника. Напомним, что такая форма должна в обязательном порядке содержать следующую информацию:

наименование и номер путевого листа;
сведения о сроке его действия;
сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
сведения о транспортном средстве;
сведения о водителе ().

Вправе ли организация возместить командированному сотруднику произведенные расходы по билетам на городской транспорт (метро, троллейбус, автобус, маршрутное такси)?

Владимир Кулаев

Да, организация может возместить работнику такие расходы, но только при их документальном подтверждении. Законодательством предусмотрено возмещение транспортных расходов на проезд до места командирования и обратно на общественном транспорте: автобусе, поезде, маршрутном такси, речным или морским судном при документальном подтверждении произведенных расходов проездным документом ().

Что касается расходов на проезд во время командировки (городской автобус, трамвай, метро, троллейбус, маршрутное такси), то ФНС России дала следующие пояснения. Работодатель может предусмотреть возмещение затрат на проезд на городском транспорте и во время командировки, прописав такое положение в коллективном договоре или другом локальном нормативном акте (например, положении о командировках в организации). В этом случае, затраты можно не только возместить, но и учесть в расходах для целей налога на прибыль (письмо ФНС России от 12 июля 2011 г. № ЕД-4-3/11246 " ").

Можно ли принять в расходы затраты командированного работника на оплату такси, и если да, то какими документами их подтвердить?

Владимир Кулаев

Затраты на такси можно принять в расходы, если они были экономически обоснованы и документально подтверждены ( , ). Подтверждающими документами при этом будут чеки ККТ или квитанции об оплате проезда – один из этих документов таксист обязан выдать (п. 111 постановления Правительства РФ от 14 февраля 2009 г. № 112 " ").

Вместе с ними сотрудник должен приложить служебную записку с пояснениями расходов на такси, указав маршрут и обоснование использования этого вида транспорта. Последние могут быть такими: отсутствие возможности добраться до аэропорта на другом транспорте, отсутствие прямых маршрутов до места назначения, неудобный график следования общественного транспорта, риск не успеть выполнить поставленные задачи (опоздание на встречу, мероприятие) и другие.

На какие цели должны быть израсходованы суточные, чтобы их можно было принять к расходам по налогу на прибыль?

Владимир Кулаев

НК РФ не дает точного перечня затрат, на которые могут быть использованы суточные. Работник вправе потратить их по своему усмотрению. Суточные можно принимать к расходам для целей налога на прибыль в полной сумме, при этом НК РФ не требует каких-либо документов для подтверждения их расходования ().

Необходимо иметь в виду, что есть ряд расходов, компенсацию которых налоговые органы не разрешают учитывать в расходах для целей налога на прибыль, ссылаясь при этом, что они должны производится за счет суточных. К таким затратам могут относиться расходы на питание сотрудника (), оплату проезда на такси без представления подтверждающих документов, дополнительных услуг гостиниц (химчистка, прачечная), услуг сотовой связи и т. д.

Как будут возмещаться расходы на оплату проживания двух командированных сотрудников, если фактическая оплата производилась с банковской карты одного работника?

Маргарита Алексеевна

При направлении сотрудников в командировку работодатель должен выдать им аванс на оплату командировочных расходов, в том числе и на наем помещения (). После приезда из командировки сотрудники обязаны составить авансовый отчет с указанием затрат, произведенных во время поездки, и их расшифровкой. Поскольку один из сотрудников оплатил расходы за проживание в гостинице себя и своего коллеги, он должен предоставить в бухгалтерию авансовый отчет с подтверждающими этот факт документами – банковской выпиской со счета или квитанцией, а также счет из гостиницы на обоих командированных или два разных счета на каждого работника. Также следует написать пояснительную записку с указанием причин, вызвавших необходимость оплаты проживания за себя и коллегу.

После получения авансовых отчетов (в одном из которых будет перерасчет денежных средств, а в другом – недостача на ту же сумму) вместе с подтверждающими документами и служебной запиской, бухгалтерия должна возместить сотруднику, оплатившему всю сумму, расходы на проживание в полном объеме.

Что касается отражения такой компенсации в расходах по налогу на прибыль, то учитывая, что командировка была экономически оправдана, а расходы, понесенные сотрудниками в ней, в том числе и на проживание, документально подтвержденными, организация может учесть возмещение затрат на проживание в полном объеме ( , ).