Ошибочная запись в трудовой книжке. Вносим изменения в трудовую книжку

Если вы обнаружили в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» трудовой книжки сотрудника неправильную или неточную запись, ее нужно исправить. Исправления можно внести двумя способами.

Первый – сотрудник самостоятельно обращается в организацию, которая допустила в трудовой книжке ошибку, и там ее исправляют в установленном порядке.

Второй способ – организация, где сотрудник трудится сейчас, направляет запрос предыдущему работодателю и на основании его официального ответа вносит в трудовую книжку исправления. Вносить исправления в трудовую книжку сотрудника по новому месту работы можно на основании копий приказов о приеме на работу, переводе и увольнении, об отмене этих приказов, а также справок и выписок из документов, в которых данные приказы упоминаются (личная карточка, лицевой счет, книга регистрации приказов и т. п.).

Примечание : Пункт 27 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 .

Если организация, которая внесла неправильную или неточную запись в трудовую книжку, была реорганизована, запись об исправлении вносит ее правопреемник. Если организация была ликвидирована, такие исправления должны быть сделаны по новому месту работы. Если неправильную или неточную запись в трудовой книжке сделал предприниматель, который прекратил свою деятельность, исправления должны быть внесены также по новому месту работы. Такой порядок установлен в пункте 28 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Итак, если специалист по кадрам внес в трудовую книжку неверную запись. Понятно, что это не очень приятный факт. Но что же сейчас делать? Как теперь эту ошибочную запись в трудовой книжке исправить?

Зачеркнуть? Замазать ошибочные данные? Ни в коем случае!!! Не нужно зачеркивать, перечеркивать, стриать или замазывать ошибочные данные. Правила заполнения трудовых книжек это запрещают. Есть только один единственный возможный вариант - это признать запись недействительной. И сделать об этом пометку в трудовой книжке И только после этого внести новую, верную запись.

Примечание : Пункт 1.2 Инструкции 69 по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 .

1. В графе «№ записи» проставьте порядковый номер записи.

2. Дата. Укажите дату, на которую вы признаете ошибочную запись недействительной. То есть ту дату, когда вы вносите исправления.

3. В графе 3 пропишите «Запись под №___ недействительна».

4. В графе 2 укажите дату новой, теперь уже верной, записи.

5. Правильную запись внесите в графу 3.

6. В графе 4 укажите номер и дату документа, на основании которого вы внесли правильные данные.

к меню

Исправление трудовых книжек, образец

Бывает так, что при приеме на работу в трудовой книжке сотрудницы на внутренней стороне обложки трудовой книжки обнаруживается ошибка, допущенная предыдущим работодателем. К примеру, неверно указан номер свидетельства о браке, на основании которого у сотрудницы поменялась фамилия. Как поступить? Как сделать исправления в трудовой книжке, образец?

Порядок исправления таких ошибок законодательством не установлен. Но... Прямо предусмотрено п.1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, что зачеркивание неточных или неправильных записей в трудовой книжке не допускается только в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» трудовой книжки. Поскольку запрета на зачеркивание неточных или неправильных записей на внутренней стороне обложки трудовой книжки нет, то при исправлении трудовых книжек неправильно указанный номер свидетельства о браке можно зачеркнуть и указать правильный, заверив подписью нынешнего работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы)».

Как видим, сотрудницу не обязательно отправлять к своему прежнему работодателю – вы сами можете все исправить. Вот и всё! Успехов Вам в вашей нелегкой и ответственной работе!

к меню

Как в трудовой книжке исправить грамматическую ошибку, допущенную в наименовании организации

Применить схему исправления неточных и неправильных записей нельзя, так как записи о наименовании организации не нумеруются. Сделать можно так: после последней записи в разделе «Сведения о работе» без указания порядкового номера и основания внесения записи сделайте отметку о том, что в наименовании организации допущена ошибка. Дальше укажите правильный вариант.

Все исправления в разделе «Сведения о работе» вносите через новую запись. Зачеркивать, подчищать и замазывать корректирующей жидкостью ранее внесенные записи запрещено. В графе 3 первой незаполненной строки раздела укажите на ошибку в наименовании организации и внесите запись с правильным наименованием. Графы 1, 2 и 4 этой же строки не заполняйте.

Примечание : Пример исправления грамматической ошибки, допущенной в наименовании организации при заполнении трудовой книжки сотрудника

к меню

Неверная запись в трудовой книжке, но уже оформлено увольнение сотрудника.

Если в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» трудовой книжки сотрудника была обнаружена неправильная или неточная запись, ее нужно исправить (п. 27 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Исправить неверную запись, обнаруженную после увольнения, может как бывший работодатель, так и новый на основании соответствующих документов, представленных прежним работодателем.

Чтобы исправить неверную запись в трудовой книжке сотрудника, обнаруженную уже после его увольнения, нужно сделать следующее. Создайте в трудовой книжке новый блок – вновь напишите в виде заголовка наименование организации, затем поставьте порядковый номер, следующий за номером записи об увольнении и дату. После этого внесите необходимые изменения. Чтобы закрыть блок, необходимо поставить подпись сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек, и подпись владельца книжки, как при увольнении. Печать организации или кадровой службы ставьте, только если организация использует ее (п. 2.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, приказ Минтруда России от 31 октября 2016 г. № 589н).

Если в организации нет кадровой службы (сотрудника, отвечающего за ведение кадрового учета), записи в трудовой книжке может подписывать руководитель (предприниматель).

Если в трудовой книжке работника обнаружены ошибки, которые допустил его прежний работодатель, их нужно исправить. Делается это на основании документов и их копий, представленных с прошлого места работы человека.

Ошибки в трудовой книжке, допущенные на предыдущих местах работы человека, нужно исправить. Есть два варианта внесения исправлений. Либо работник самостоятельно обращается к прежнему работодателю, и там ошибку исправляют в установленном порядке. Либо компания, в которой сотрудник работает сейчас, посылает на его старое место работы запрос и исправляет ошибку на основании официального ответа.
Делать корректирующие записи в трудовой книжке, опираясь на слова сотрудника, нельзя. Чтобы исправить ошибки, нужно получить от предыдущего работодателя необходимые документы (п. 27 Правил, утв. пост. Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее - Правила)). Это могут быть копии приказов о приеме на работу, переводе и увольнении, об отмене этих приказов, а также справки и выписки из документов, в которых данные приказы упоминаются (личная карточка, лицевой счет, книга регистрации приказов и т. д.).
Напомним, что в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» не допускается зачеркивание или исправление записей с помощью корректирующих средств. Неверные записи нужно признать недействительными (п. 30 Правил). Исправлению подлежат все обнаруженные ошибки (в т. ч. грамматические). Порядок исправления ошибок см. в схеме «Порядок исправления ошибочной записи». Так нужно исправлять все неверные или неточные записи в трудовой книжке: о приеме на работу, переводе, увольнении, награждениях сотрудника.

Пример:
Сотрудница работает в ООО «Актив» бухгалтером с 23.12.2011. В ее трудовой книжке обнаружена неверная запись в разделе «Сведения о работе», которая была сделана предыдущим работодателем - ЗАО «Пассив». При приеме на работу ошибочно была указана должность «офис-менеджер», что не соответствует Классификатору профессий. Вместо нее нужно написать «секретарь руководителя».
Менеджер по кадрам ООО «Актив» направил в ЗАО «Пассив» запрос с просьбой представить документы, подтверждающие прием сотрудницы на работу. Кадровая служба ЗАО «Пассив» прислала копию приказа о приеме на работу, на основании которой 18.01.2012 в трудовую книжку было внесено исправление (см. рис. 1).

Если компания, которая внесла неправильную или неточную запись в трудовую книжку, была реорганизована, запись об исправлении вносит ее правопреемник (или текущий работодатель направляет правопреемнику запрос на документы, чтобы внести исправления) (п. 28 Правил). Если предыдущий работодатель ликвидирован, исправления должны быть сделаны по новому месту работы сотрудника на основании официального документа (например, выписки из ЕГРЮЛ).

Пример:
Петров А.К. в 2009 г. работал в ЗАО «Актив» курьером, откуда уволился по собственному желанию в январе 2010 г. После этого работал еще в двух местах.
В январе 2012 г. он устроился на работу в ООО «Пассив» на должность менеджера по продажам. Специалист кадровой службы ООО «Пассив» обнаружил ошибку в старой записи об увольнении из ЗАО «Актив»: неверно указана статья Трудового кодекса (вместо п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ указана ст. 78 Кодекса).
В 2011 г. ЗАО «Актив» было реорганизовано (присоединено к ОАО «Альфа»). Специалист кадровой службы ООО «Пассив» обратился с запросом к правопреемнику - ОАО «Альфа» для получения подтверждающих документов об увольнении.
ОАО «Альфа» направило по запросу копии приказа об увольнении и личной карточки сотрудника.
В раздел «Сведения о работе» 01.02.2012 внесено исправление (см. рис. 2).
-------

Мнение 1:

Иван Шкловец, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Выдавать трудовую книжку на руки нельзя
Выдача работнику трудовой книжки предусмотрена лишь в случае его увольнения. Если в период работы сотруднику понадобится трудовая книжка, он может получить только заверенную копию или выписку из трудовой книжки.
Дело в том, что ответственность за организацию работы по ведению и хранению трудовых книжек возлагается на компанию-работодателя, а не на сотрудника. Даже если работник напишет заявление или расписку о том, что взял трудовую книжку для определенных целей, при утере документа виновным будет признан работодатель или ответственное за ведение и хранение трудовых книжек лицо.
Если человек не устроился на новую работу, а трудовая книжка, в которой обнаружена ошибка, находится у него на руках, он может самостоятельно обратиться на прежнее место работы и там ошибочную запись исправят. Если же трудовая книжка отдана в кадровую службу по новому месту работы, сотрудник может обратиться к бывшему работодателю с заявлением о выдаче ему документа, свидетельствующего об неверной записи, представить его своему текущему работодателю, который и внесет исправления.
Исправление нужно вносить в порядке, предусмотренном пунктом 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек.

Мнение 2:

Ирина Щербинина, ведущий юрисконсульт общеправового отдела Юридического управления «ГазпромНефтехим Салават»

Если прежний работодатель ликвидирован
В случае ликвидации компании, которая допустила ошибки в записях трудовой книжки, исправления придется вносить кадровикам фирмы, в которой человек трудится в настоящее время. При этом новому работодателю лучше заручиться заявлением работника. В заявлении нужно указать, что прежний работодатель ликвидирован, поэтому сотрудник просит настоящего работодателя внести в его трудовую книжку исправления.
Текст заявления может быть, например, таким: «Прошу внести исправления в запись № в моей трудовой книжке, указав правильной запись. ООО «Ромашка» ликвидировано с г.». При этом работник прикладывает к нему выписку из ЕГРЮЛ (она подтвердит ликвидацию прежнего работодателя), а также документы, доказывающие ошибочность внесенных записей (если они имеются). Выписку из государственного реестра сотрудник может получить сам, обратившись в налоговую инспекцию, в которой состоял на учете прежний работодатель.
Данное заявление работника и выписка из ЕГРЮЛ будут основанием для издания текущим работодателем соответствующего приказа, реквизиты которого в последующем кадровик укажет в трудовой книжке работника при исправлении ошибочных сведений и внесении правильных записей.

Читать также

Изменения и исправления в трудовой книжке
Статья опубликована в рамках сотрудничества журнала "Актуальная бухгалтерия" и HRMaximum. Трудовая книжка работника - главный документ, который подтверждает стаж и дает гарантии на получение пенсии. Именно поэтому оформлять трудовые книжки нужно правильно,…
Акт об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей в них (образец)
Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее, а также непригодные к дальнейшему использованию по назначению, в т.ч. в связи с несоответствием установленной форме, подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

Статьи этого раздела

Печать в трудовой книжке
Некоторые работодатели не обязаны иметь печать в силу закона (Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ). Легитимно ли отсутствие печатей в трудовых книжках работников, и как в таком случае заверять внесенные в них записи?
Все о трудовых
Согласно ст. 66 ТК РФ трудовая книжка - это документ, в установленной форме отражающий сведения о трудовой деятельности работника и его трудовом стаже. Разговор о трудовой книжке представляется вполне оправданным начать с рассмотрения общих вопросов…
Передаем трудовую книжку уволенному работнику
Если уволенный работник не хочет или не может забрать трудовую книжку, кадровику нужно составить акт о невозможности ее вручить и направить работнику уведомление «о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее отправку по почте».
Трудовая книжка: особенности оформления сведений об образовании, профессии, должности
Многие кадровики считают, что в трудовой книжке указывать нужно и профессию, и специальность работника. Однако в дипломах есть информация о чем-то одном: либо о специальности, либо о профессии. Кроме того, во всех дипломах есть сведения о квалификации. В статье автор дает рекомендации по правильному оформлению сведений об образовании, профессии и должности в трудовой книжке работника
Я потерял свою трудовую книжку и из-за этого не могу устроиться на работу. Что мне делать в такой ситуации?
Постановление от 10 октября 2003 г. N 69 "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ЗАПОЛНЕНИЮ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК"
ИП и трудовая книжка
Еще два года назад предприниматели не имели права заполнять трудовые книжки своих сотрудников. Со вступлением в силу Федерального закона от 30.06.2006 №90-ФЗ, который внес значительные изменения в Трудовой кодекс РФ, индивидуальные предприниматели обязаны вести трудовые книжки на всех работающих у них свыше пяти дней.
Индивидуальный Предприниматель: трудовая книжка от А до Я
Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. С 2006 года право на их оформление получили и индивидуальные предприниматели. Однако законодатели только недавно разъяснили конкретный порядок ведения трудовых книжек индивидуальными предпринимателями...

Трудовая книжка – документ, по которому высчитывается размер пенсии на момент достижения работником определенного законодательством возраста. Чтобы не возникло проблем со стажем, важно, чтобы все записи были внесены корректно. Если все-таки была допущена какая-либо ошибка, то она обязательно должна быть исправлена. Так как правильно оформить исправление в трудовой книжке?

Важно различать такие понятия, как «исправление», «дополнение», «изменение». В зависимости от понятия совершаются разные действия в отношении определенных записей. Дополнение – это не ошибка, а некое преобразование верных записей. В свою очередь, исправление – замена ошибочных и неправильных записей.

Некоторые общие правила

В трудовой книжке, а именно в графе «Сведения о работнике», нельзя сокращать или писать инициалами личные данные сотрудника (ФИО), дату рождения следует прописывать арабскими цифрами, где год указывается полностью, а перед цифрами от одного до девяти ставится 0.
Титульный лист должен включать в себя все соответствующие печати, записи и подписи как владельца, так и лица, которое несет полную ответственность за ведение трудовых книжек.
Наименования должностей и профессий обязательно должны соответствовать ОКПДТР.
Записи о приеме на работу и увольнении должны всегда включать в себя наименование одной и той же организации, название которой в точности соответствует оттиску печати этой организации. В случаи реорганизации предприятия в трудовой книжке специально делается запись об этом со ссылкой на определенный документ.

Нормативные акты, которыми надо руководствоваться при внесении изменений и исправлений

Трудовой кодекс Российской Федерации (часть, где говорится о том, какие фразы и формулировки вносятся в трудовые книжки).
Правила ведения и хранения трудовых книжек, которые были утверждены постановлением Правительства РФ. В них прописаны условия ведения и хранения книжек, изготовления бланков для них и обеспечения работодателей трудовыми книжками.
Инструкция, в которой прописаны правила по заполнению трудовых книг (утвержденная постановлением Министерства труда РФ). А именно несколько пунктов: 1.2, 2.3 и 2.4.

Любые исправления записей, их дополнения, а также исправления в трудовых книжках, принадлежащих сотрудникам, зависят от раздела, в который они вносятся.

Главные разделы трудовой книжки

Итак, трудовая книжка делится на три части: титульный лист (в него вносятся сведения о самом сотруднике)? сведения о работе? сведения о награждениях. Многие спрашивают, можно ли вносить исправления в трудовую книжку, а если можно, то в каком из разделов нельзя зачеркивать неправильные данные.

Изменения, вносимые на титульном листе

Титульный лист включает в себя сведения о работнике. Заполняя данную графу, важно вносить все записи корректно и в полном объеме.

При изменении имени, отчества, фамилии (например, при вступлении в брак), а также даты рождения проводятся следующие действия:

старые данные зачеркиваются только одной чертой}
далее записываются новые данные}
на обложке, с внутренней стороны, делается ссылка с номером и датой документа (это может быть паспорт, свидетельство о браке и др.) и заверяется это подписью и печатью уполномоченного лица.

Но что делать, если неправильно сделали запись в трудовой книжке, и ошибка была сделана в написании фамилии, имени или других данных? Тогда возможны два решения такой проблемы:

Если ошибка допущена, когда заполнялся титульный лист книжки впервые, то составляется соответствующий акт, а испорченный бланк уничтожается. Обычно за испорченный бланк работодатель не взимает деньги с работника.
Если ошибка была обнаружена гораздо позже, то наиболее правильным выходом из такой ситуации будет обращение в суд, чтобы признать принадлежность этой трудовой книжки.

Такие изменения иногда вносят именно по месту работы, где и была допущена ошибка, или даже по текущему месту работы, но при наличии документа от работодателя, который сделал ошибку. В таком случае изменения вносятся так же, как и при изменении данных.

Но следует помнить, что вариант внесения изменений без обращения в суд является спорным и может быть рассмотрен как несоблюдение норм ведения трудовых книжек.

Также стоит задать вопрос о том, как работодатель определил, что эта трудовая книжка принадлежит человеку, предоставившему паспорт? В мире существуют однофамильцы, у которых могут даже и имя, и дата рождения совпадать.

Новые записи о профессии или специальности, образовании

Очень часто, оформляя трудовую книжку впервые, работник может к тому времени не закончить учебное заведение. Тогда в трудовой книге будет вписано в графе «образование», например, «неоконченное высшее». В этом случае при получении диплома служащий должен обратиться к работодателю и попросить внести изменения в трудовую книгу по данному факту. То же самое происходит и при получении новой профессии или специальности. То есть в данном случае делается дополнение, а никак не исправление, и предыдущие данные не зачеркиваются.

Стоить помнить, что в случае внесения дополнений давать ссылку на удостоверения или дипломы на внутренней стороне книжки не нужно.

При обучении в вузе на момент оформления трудовой не стоит оставлять строку «образование» пустой. На основании студенческого билета, зачетной книжки или справки из вуза делается запись о неоконченном высшем образовании.

Что делать, если была неправильно сделана запись в трудовой книжке о приеме на работу

При приеме на работу могут неправильно вписать наименование должности или, например, структурного подразделения. Желательно успеть внести изменения перед тем, как появится следующая запись. В таком случае все исправляется следующим образом:

В таком случае все исправляется без особых проблем.

Важно помнить, что в данном разделе нельзя зачеркивать ошибочную запись. Если сотрудник уже устроился на новую работу, и была внесена новая запись (либо несколько), то исправления делаются таким образом:

В чистой строке ставится обязательно следующий порядковый номер.
Пишется, что запись номер … является недействительной, и тогда вносится правильная запись.
Указывается дата исправления.
Ссылка на документ (приказ или распоряжение) по данному факту делается в графе 4.

Если предприятие, допустившее ошибку, реорганизовано, то исправление оформляется его правопреемником. Если же организация была полностью ликвидирована, то исправления производятся по новому месту работы работодателем на основании свидетельства, например, копии приказа о приеме на работу, о переводе или увольнении сотрудника и т.п.

Если запись в трудовую книжку была внесена не верно об увольнении или о переводе на другую работу

Если увольнение или просто перевод на другую работу были признаны судом, работодателем или трудовой комиссией незаконными, а также, если меняется формулировка причины увольнения сотрудника, запись является недействительной.

Если работника восстанавливают в должности, то под следующим номером прописывается фраза «Запись за номером … недействительна, восстановлен на прежней работе».
Если меняется формулировка причины увольнения, то запись звучит так: «Запись за номером … недействительна, уволен (измененная формулировка причины)».

Если в трудовой книге есть запись об увольнении, которая была признана недействительной, сотрудник вправе подать заявление и попросить выдать дубликат трудовой книжки, где будет исключена запись об инциденте.

Перемены в данных компании или сотрудника

При изменении организационно-правовой формы компании или ее названия в разделе «Сведения о работе» всегда вносится запись об этом факте. При этом такая запись не нумеруется.

Если сотрудник переходит на другую должность или переходит в другое отделение этой же компании, то такая запись вносится с новым номером.

Если меняется название в должности, то в разделе о работе запись вносится без номера на основании приказа об этих изменениях, внесенных в штатное расписание организации.

Если в трудовой книжке неправильная запись организации, в этом случае исправления вносятся по месту работы, где была допущена ошибка, либо по текущему месту работы при наличии документа от работодателя, который и допустил эту ошибку. Изменения вносятся таким образом:

Пишется неправильное название, указанное раньше.
Делается запись о том, что наименование организации указано неверно и следует читать «…» (правильное название).

Не верно внесены несколько записей в трудовую книжку

В случае нескольких недействительных записей или записей с ошибками каждая из них должна быть вынесена со следующим порядковым номером, датой признания ошибочной и заверена в отделе кадров или работодателем (если запись с текущего места работы), либо на основании каких-либо подтверждающих документов с тех мест работы, где совершили каждую из ошибок.

Как исправить две неправильные записи в трудовой книжке, если они следуют подряд

В случае, если в трудовую книгу были случайно внесены две неправильные записи подряд, каждая запись должна быть обязательно признана недействительной отдельно. То есть:

Следует фраза «Запись за номером … недействительна».
Ставится дата.
Запись заверяется уполномоченным лицом.
Пишется следующий порядковый номер.
Следует фраза о второй записи, что «Запись за номером … недействительна».
Ставится дата, и запись снова заверяется.

То же самое делается и со следующей неверной записью, если таковая имеется.

Не допускается формулировка «Записи за номерами … и … недействительны». Хотя этот вопрос является спорным, и такие формулировки иногда вносятся. Но чтобы избежать проблем при проверке записей в последующем расчете пенсии, стоит каждую запись исправлять отдельно.

Неправильно записан порядковый номер

Несмотря на то, что сама запись может быть верной, нумерация не по порядку все же является ошибкой, которая должна быть исправлена. Законодательно вопрос об исправлении ошибки в нумерации не урегулирован, и в правилах не сказано, как это делается. Однако, следуя всем правилам об исправлениях и изменениях в трудовых книжках, оставлять такую запись без внимания нельзя. В таком случае делается следующее:

Другие неточности

Бывают случаи, когда все записи – наименование организации, должность, структурное подразделение – вносятся одной строкой. Такая запись верная, однако был нарушен пункт инструкции по пользованию трудовыми книжками. Такую запись исправлять необязательно, но все-таки таких ситуаций лучше избегать. Ошибка говорит о том, что внесший запись не знает правил и всех инструкций по ведению трудовых книг. За такое нарушение этот человек может понести дисциплинарную ответственность.

Пенсионный фонд РФ не признает исправлений и изменений, которые не подтверждаются документально. Исключением может стать только судебное решение.

При заполнении любого кадрового документа возможны ошибки, которые обычно несложно исправить. Но не в случае с трудовой книжкой дело обстоит сложнее. Порядок таких исправлений установлен специальными нормативно-правовыми актами:

Постановление Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (далее — Инструкция).
Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее — Правила).

Ранее мы писали о том, . Сегодня поговорим, как правильно сделать исправление ошибок в трудовой книжке, примеры для разных случаев также приведем.

Ошибки при первичном заполнении бланка

Если сотрудник отдела кадров, оформляя титульный лист нового бланка, допускает ошибку, то такой бланк необходимо уничтожить, и выдать новый. В соответствии с п. 48 Правил, в случае неверного заполнения, а так же при порче бланка не по вине работника, стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем.

При ошибке, допущенной при первичном оформлении вкладыша, необходимо в аналогичном порядке заменить бланк вкладыша на новый, а неправильный уничтожить. При этом внесенные в трудовую книжку серия и номер вкладыша также подлежат корректировке. Поэтому целесообразно сначала оформлять вкладыш, а затем, убедившись, что вся информация верна, вносить его данные.

Изменение персональных данных владельца трудовой книжки

Персональные данные работника заполняются на титульном листе, их изменение имеет свои особенности:

Изменения фамилии, имени, отчества или даты рождения вносятся только на основании и при наличии соответствующего документа (паспорта, свидетельства о браке и т.п.). Неверные данные зачеркиваются одной чертой, подчистка, закрашивание не допускаются. Новые данные указываются в строгом соответствии с подтверждающим документом. Их реквизиты нужно указать на внутренней стороне обложки бланка (п.2.3. Инструкции). Они должны быть заверены подписью ответственного лица и печатью организации (если она предусмотрена учредительными документами).

Персональные данные: образец внесения исправлений в трудовую книжку

Исправление данных об образовании

Новые данные о получении образования, профессии, специальности вносятся в виде дополнения к имеющимся данным (п.2.4. Инструкции). Дополнения и правки вносятся в соответствующих строках бланка, а на внутренней стороне обложки делается запись со ссылкой на подтверждающий документ (например, диплом).

Если на первой странице отсутствует информация об образовании, профессии или специальности работника, сведения вписываются в пустые строки. Если они уже вносились раньше, то вносятся дополнения. При этом ранее указанные данные об образовании не зачеркиваются. Если же ошибка в разделе об образовании обнаружилась позже, чем первичное заполнение, то в титульный лист можно внести исправления в порядке, установленном п. 2.3 Инструкции.

Данные образовании: образец, как исправить ошибку в трудовой книжке

Исправления в разделах о работе и награждениях

Подавляющее количество ошибок, которые требуют правок, допускается при заполнении информации о работе, реже — раздела о награждениях. Корректировка данных в этих разделах производится в особом порядке. Нужно сперва признать ошибочную запись недействительной, а затем указать верные данные (пункт 30 Правил). Вот небольшая инструкция, как это сделать:

В графе 1 укажите следующий порядковый номер.
В графе 2 — дату внесения изменения.
В графе 3 напишите «Запись за номером __ недействительна». В следующей сделайте новую, правильную запись.
В графе 4 укажите правильные реквизиты приказа или иного документа, сведения из которого некорректно перенесены (пункт 1.2. Инструкции).

Сведения о работе: образец исправления в трудовой книжке 2019 года

Корректировки из-за переименования или реорганизации учреждения

Если наименование бюджетной организации или учреждения поменялось, то запись должна быть сделана отдельной строкой в графе 3 раздела «Сведения о работе». Основание переименования (приказ или иное решение, его дата и номер) указываются в графе 4 раздела «Сведения о работе». Нумеровать запись о переименовании работодателя нет необходимости.

Если бюджетная или некоммерческая организация реорганизована, нужно внести соответствующую запись, хотя Инструкция и не устанавливает такого требования. Это делается для исключения расхождения в данных, указанных при приеме на работу и при увольнении сотрудника.

Если бюджетная или некоммерческая организация ликвидирована, то правки должна внести организация-преемник или работодатель по новому месту работы на основании соответствующего документа (п. 28 Правил). Основанием для внесения записи об исправлении может быть решение суда, архивная справка или надлежащим образом заверенная копия приказа.

Недаром говорят: «Не ошибается только тот, кто ничего не делает». Даже имеющие большой опыт кадровой работы сотрудники организации не застрахованы от необходимости периодически исправлять некорректно внесенные ими самими или предыдущими работодателями записи. Что уж говорить о небольших компаниях, в которых ведение трудовых книжек поручено не кадровику или иному специалисту по кадровому делопроизводству, а бухгалтеру или осуществляется непосредственно руководителем организации? Кроме того, бывают ситуации, когда приходится дополнять и ранее правильно внесенные записи. Практика показывает, что и в таком деле, как исправление неточностей в трудовой книжке, внесение дополнительных данных в раздел «Сведения о работнике» легко допустить ошибку, которую потом опять придется исправлять в установленном нормативными правовыми актами порядке.

Если ваша работа связана с ведением трудовых книжек и внесением в них записей, если вы хотите вовремя (до того момента, как сотрудник Пенсионного фонда откажет вам в признании соответствующего стажа) обнаружить некорректные записи в своей собственной трудовой книжке и проверить верность вносимых исправлений и изменений, то эта очередная статья нашего цикла о трудовых книжках - для вас!

Изменение, дополнение или исправление?

Прежде чем приступить к рассмотрению правил внесения в трудовую книжку корректировок ранее внесенных записей, необходимо разобраться с используемой терминологией. Понятия «исправления» и «изменения» подразумевают совершение различных действий в отношении записей.

Так, изменения и дополнения , вносимые в трудовую книжку, подразумевают действия, соответственно, по замене или дополнению ранее внесенных верных записей . Исправление же предполагает замену также внесенных ранее, но ошибочных, неверных (некорректных) записей в трудовой книжке.

В дальнейшем и будем из этого исходить.

Какими нормативными правовыми актами следует руководствоваться?

Для ответа на этот вопрос нам потребуется обратиться ровно к тем же нормативным правовым актам, на которые мы уже ссылались в предыдущих публикациях о порядке внесения записей при оформлении трудовых книжек и заполнении разделов «Сведения о работе», «Сведения о награждении», а именно:

Трудовой кодекс Российской Федерации (далее - «ТК РФ») - в той части, в которой говорится о том, какие формулировки следует вносить в трудовые книжки, например, при увольнении работника (в том числе статьи 77-81, 83-84.1 ТК РФ). Ведь нередко бывает так, что, признавая недействительной одну запись об увольнении, в трудовую книжку вносят новую - и тоже с нарушением действующего трудового законодательства. Более подробно о порядке признания внесенных в трудовую книжку записей недействительными и о внесении новых записей мы поговорим в следующих разделах настоящей статьи.
Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (далее - «Правила»). Основные положения, касающиеся интересующих нас вопросов изменений и исправлений ранее внесенных в трудовую книжку записей, сконцентрированы в пунктах 26-30.
Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (далее - «Инструкция»), в пунктах 1.2, 2.3-2.4 которой конкретизированы утвержденные постановлением Правительства РФ Правила.

Анализ указанных нормативных документов позволяет сделать вывод, что порядок изменения (дополнения) и исправления записей в трудовых книжках работников во многом зависит от того, в какой раздел трудовой книжки такие изменения (дополнения) и исправления вносятся.

Напомним - любая трудовая книжка состоит из трех частей:

титульного листа (сведения о работнике);
раздела «Сведения о работе»;
раздела «Сведения о награждении».

Исходя из этого, рассмотрим последовательно, в каком порядке можно вносить изменения (дополнения) и исправления в указанные разделы.

Меняем сведения о работнике

При ведении трудовых книжек важно своевременно и в полном объеме вносить записи о работнике. Как уже говорилось в одной из предыдущих статей, сведения о работнике включают в себя ряд последовательно излагаемой о нем информации. В таком же порядке и будем изучать порядок изменения (дополнения) ранее внесенных данных.

Изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения работника

В силу п. 2.3 Инструкции изменение записи о фамилии, имени, отчестве, дате рождения можно внести на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов, обязательно ссылаясь на их номер и дату.

Порядок внесения изменений прописан здесь же. Изменения вносятся на ту же первую страницу (титульный лист) трудовой книжки следующим образом:

ранее вписанные фамилия или имя, отчество, дата рождения зачеркиваются одной чертой и
записываются новые данные,
при этом ссылки на соответствующие подтверждающие документы вносятся на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью уполномоченного лица и печатью.

Пример 1

Шарапова Нина Валентиновна впервые поступила на работу 15.09.2009 и ей оформили трудовую книжку. 02.04.2010 она вступила в брак и взяла фамилию мужа - Сорокина.

В приведенной ситуации в титульный лист трудовой книжки работника необходимо внести следующие исправления:

Однако как быть в случае, когда в трудовой книжке была допущена ошибка в написании, скажем, имени работника? Ведь такие ситуации нередки! Взять хотя бы распространенные на практике ошибки в написании имен «Наталья» и «Наталия» - и то, и другое написание имени используется, однако для конкретного работника правильным будет только одно - то, которое указано в документе, удостоверяющем его личность, - паспорте гражданина РФ. Аналогичная ситуация встречается и с написанием отчества - «Геннадиевна» и «Геннадьевна». Что уж тут говорить об ошибках, которые допускаются при написании фамилий - их не счесть! Не секрет, что у работника могут возникнуть проблемы с подтверждением стажа при неправильном написании данных о его личности в трудовой книжке.

К сожалению, ни в Правилах, ни в Инструкции ничего не сказано не только о порядке, но и о самой возможности внесения исправлений в сведения о работнике, в том числе при ошибочном написании имени.

Представляется, что решение в такой ситуации зависит от того, когда выявлен факт внесения неправильной записи:

Если ошибка замечена при первичном заполнении бланка трудовой книжки, тогда необходимо испорченный бланк уничтожить , составив об этом соответствующий акт, и заполнить правильно новый бланк, не взимая с работника деньги за испорченный таким образом бланк.
При обнаружении ошибки в ходе внесения записей вторым или последующими работодателями, а равно самим работником после внесения записей в графу «Сведения о работе» исправить эту неточность описанным выше способом уже не получится.

Работнику, столкнувшемуся с такой неприятностью, можно порекомендовать обратиться в суд для признания данной трудовой книжки принадлежащей именно ему . Данная рекомендация основана на сопоставлении норм двух основополагающих нормативных правовых актов о подтверждении стажа: п. 44 постановления Правительства РФ от 24.07.2002 № 555 «Об утверждении Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий» и п. 26 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 06.02.2007 № 91. В них предусмотрено, что если имя, отчество или фамилия гражданина в документе о страховом стаже не совпадают с его именем, отчеством или фамилией, указанными в паспорте или свидетельстве о рождении, факт принадлежности этого документа данному гражданину устанавливается на основании свидетельства о браке, свидетельства о перемене имени, справок компетентных органов (должностных лиц) иностранных государств или в судебном порядке - в зависимости от того, какие данные и вследствие каких обстоятельств не совпадают.

Справедливости ради следует отметить, что на практике встречается и другая точка зрения по данному вопросу: исправления можно вносить в обычном порядке по месту работы, где была внесена соответствующая неправильная запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего такую ошибку. Специалисты, придерживающиеся такого мнения, обычно ссылаются на п. 27 Правил, описывающий общие правила действий в случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке, а также на п. 30 Правил, указывающий, что зачеркивание не допускается только в разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении. На основании этих норм, а также используя по аналогии п. 2.3 Инструкции, они осуществляют следующие действия:

неправильные сведения зачеркивают одной чертой и вносят верные данные,
а на внутренней стороне обложки трудовой книжки делают запись со ссылкой на документ, послуживший основанием для внесения изменений,
внесенная таким образом запись заверяется подписью уполномоченного лица и печатью,
иногда такая запись сопровождается также написанием примерно следующего содержания: «исправленному Наталья на Наталия верить».

В этой связи хотелось бы отметить, что любое отклонение от установленных инструкций о внесении исправлений в записи, содержащиеся в трудовых книжках, несет риск ответственности за несоблюдение порядка ведения трудовых книжек, поэтому предлагаемый вариант исправления записей со ссылкой лишь на общие правила таких исправлений представляется спорным.

Немаловажным является и следующее обстоятельство. Как работодатель сможет определить, что трудовая книжка принадлежит именно тому человеку, который предъявил паспорт? Ведь сходства остальных данных об имени, отчестве и фамилии, годе рождения еще ни о чем не свидетельствуют. Внести исправления в записи на титульном листе - значит действовать на свой страх и риск. Кроме того, как уже отмечалось, даже компетентные органы при определении страхового стажа не берут на себя риск признать принадлежность трудовой книжки обратившемуся к ним лицу только на основании паспорта. Тем более этого не может сделать работодатель. Единственно верным подходом в такой ситуации представляется, повторимся, обращение самого работника в судебные органы с целью надлежащего установления факта принадлежности ему трудовой книжки.

Записи о полученных работником новых образовании, профессии, специальности

При оформлении трудовой книжки впервые работники могут иметь незаконченное высшее образование, а высшее получить спустя некоторое время. Многие лица, ответственные за ведение трудовых книжек, ошибочно упускают этот момент из виду и в результате в трудовой книжке остается только первоначально внесенная в нее запись о неоконченном высшем образовании (на основании представленных надлежаще заверенных документов: студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т.п.).

Правильным будет поступить по-другому: на основании соответствующего подтверждающего документа (диплом) работодателю по последнему месту работы следует произвести изменение записи об образовании.

Указанное в равной степени относится и к изменению сведений о профессии, специальности.

В подобных случаях необходимо руководствоваться п. 2.4 Инструкции, согласно которому изменение (дополнение) на первой странице (титульном листе) трудовой книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей.

Равным образом неправильным будет являться оставление в строке «Образование» на титульном листе трудовой книжки пустого места до окончания обучения работника в вузе.

Пример 2

В трудовой книжке работника Афанасьева Е.В. в строке «Образование» при приеме на первое место работы указано «среднее профессиональное», а в строке «Профессия, специальность» - «экономист». В процессе своей трудовой деятельности Афанасьев Е.В. закончил университет и предоставил работодателю диплом о полученном высшем образовании и полученной новой профессии - юрист.

Таким образом, ответственный за ведение трудовых книжек на предприятии должен внести новые сведения об образовании в трудовую книжку Афанасьева: в строке «Образование» через запятую сделать запись «высшее профессиональное», а в строке «Профессия, специальность» - «юрист». Эти записи делаются через запятую после предыдущих записей. Образец записей в трудовой книжке:

Случается, что на практике при внесении в трудовую книжку дополнений о новом образовании работника делают ссылку на дипломы и иные удостоверяющие получение новой профессии, специальности и образования документы на внутренней стороне обложки, действуя по аналогии с внесением изменений в сведения о фамилии, имени и отчестве работника (см. образец заполнения трудовой книжки из Примера 1). Однако это неправильно, поскольку такой порядок для внесения сведений о получении нового образования не предусмотрен.

Таким образом, в этой ситуации в записи на титульном листе трудовой книжки вносятся именно изменения (дополнения), а не исправления (п. 2.3 Инструкции).

Исправляем сведения о работе

Следует отметить, что чаще всего ошибки допускаются при заполнении раздела «Сведения о работе» 1 .

Как мы уже говорили в предыдущих статьях цикла, трудовая книжка - не просто документ установленного государством образца. Это основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже конкретного работника (ст. 66 ТК РФ). Поэтому важно, чтобы все записи в трудовой книжке, учитываемые при подсчете стажа, были оформлены в соответствии с требованиями нормативных правовых актов, действовавших на день их внесения. Указанное свидетельствует том, что каждую неправильную (неточную) запись в трудовой книжке следует своевременно исправлять.

Порядок исправления сведений о работе установлен в п. 27 Правил, согласно которому в случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится:

либо по месту работы, где была внесена соответствующая запись,
либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Текущий работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь.

Следовательно, работник может обратиться с соответствующей просьбой об исправлении записи, что свидетельствует о важности отслеживания правильности записей в трудовой книжке и со стороны самого работника.

И еще один момент, на который следует обратить особое внимание. Все исправления должны точно соответствовать тем документам, на основании которых исправлены ранее внесенные записи. Показания свидетелей, по общему правилу, не могут быть основанием для внесения исправлений. В качестве исключения (п. 29 Правил) свидетельские показания применяются в том случае, если имеется судебное решение и при массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций.

Исправление записей о приеме работника на работу

При приеме нового сотрудника на работу могут допустить ошибку и внести в его трудовую книжку неверную запись о наименовании должности или структурного подразделения. И хорошо, если это будет замечено до внесения следующей по порядку записи . Тогда будет проще внести исправление.

Будьте внимательны: при внесении исправления в запись, содержащуюся в разделе «Сведения о работе», нельзя зачеркивать ранее внесенную ошибочную запись.

В Инструкции установлен следующий порядок внесения исправлений:

после соответствующей последней записи в разделе «Сведения о работе» указывается последующий порядковый номер, текущая дата внесения записи, в 3-й графе делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна»;
далее вносится уже правильная запись, а в 4-й графе следует:
- либо повторно внести указание на дату и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого была ранее неправильно внесена в трудовую книжку,
- либо указать дату и номер того приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.

Пример 3

При внесении в трудовую книжку Разгуляева И.П. записи о приеме на работу инспектор отдела кадров допустил ошибку - указал не то наименование структурного подразделения, в которое принят новый сотрудник, а другое. Вовремя обнаружив эту неточность, инспектор внес следующее исправление в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки:

Как видите, если неправильная запись в трудовой книжке обнаружена сразу или через небольшой промежуток времени, лицо, ответственное в организации за ведение трудовых книжек, производит в трудовой книжке работника соответствующие исправления без проблем. В последующем, после внесения всех имевших место сведений о переводах (при наличии) и увольнении, все внесенные записи удостоверяются им подписью и печатью организации.

Встречаются и такие неточности: в трудовой книжке одной строкой вносятся записи и о наименовании организации-работодателя, и о приеме на работу с указанием должности и структурного подразделения. Как поступить в этой ситуации? В целом можно сказать, что ответственным лицом при внесении в трудовую книжку записей допущена ошибка - нарушен п. 3.1 Инструкции. Однако саму запись следует признать по сути верной, поэтому особой необходимости вносить в нее исправление в порядке, указанном выше, нет. Другой вопрос, что при оформлении записей следует быть внимательнее и избегать подобных ситуаций, поскольку они свидетельствуют об отсутствии у внесшего запись четкого понимания правил ведения трудовых книжек и может повлечь для него дисциплинарную ответственность.

Если так случилось, что после внесения неправильной записи, которую следует исправить, работник успел устроиться на новое место работы , то исправление вносится в следующем порядке:

после последней по порядку записи ставится следующий порядковый номер;
делается запись о признании недействительной записи за соответствующим номером и вносится правильная запись;
это сопровождается указанием именно на дату исправления, а не на дату, которая была указана в изначально ошибочной записи;
в 4-й графе делается ссылка на соответствующий приказ.

В случае же если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, а необходимо внести исправление во внесенную ею запись, то такое исправление может быть оформлено ее правопреемником, а при ликвидации организации - работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа: копии приказа (распоряжения) о приеме, переводе или увольнении работника, об отмене этих приказов и т.п.

В соответствии с п. 27 и 28 Правил вносить изменения в трудовые книжки можно и в любом другом случае по новому месту работы на основании все того же официального документа работодателя, допустившего ошибку.

Исправление записей о переводе работника на другую постоянную работу и об увольнении

В таком же порядке признаются недействительными и другие записи: о переводе на другую постоянную работу, об увольнении, в том числе в случае признания незаконными перевода и увольнения как самим работодателем, так и органами надзора и контроля (трудовая инспекция), и даже судом в случае, например, восстановления незаконно уволенного работника на прежней работе или изменения формулировки причины его увольнения.

Так, при восстановлении работника на прежней работе вносится следующая запись: «Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе», а при изменении формулировки причины увольнения, соответственно, указывается: «Запись за номером таким-то недействительна, уволен… (новая формулировка причины прекращения трудового договора)» 2 . Одновременно в 4-й графе дается ссылка на тот приказ (распоряжение) или иное решение, которым работодатель принял решение о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения. Об этом написано в п. 1.2 Инструкции, а также в письмах Роструда от 23.06.2006 № 948-6 и от 30.04.2008 № 1027-6.

При наличии в трудовой книжке записи об увольнении, впоследствии признанной недействительной, работник может захотеть и вовсе избавиться от несправедливо порочащей его записи. И тогда по его письменному заявлению ему должен быть выдан дубликат трудовой книжки без этой записи. О том, как оформляется дубликат трудовой книжки и в каких еще случаях работник имеет право потребовать предоставления ему дубликата, вы узнаете из следующего номера нашего журнала.

Пример 4

Воркутова Е.С. обратилась в Кировский районный суд г. Екатеринбурга с иском к ОАО «Корона» об изменении формулировки причины увольнения по подп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ за прогул на п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ, то есть на увольнение по собственному желанию. Суд вынес решение об удовлетворении требований истицы.

В трудовую книжку Воркутовой Е.С. необходимо внести следующие записи:

1. Следует отметить, что исправления в раздел «Сведения о награждении» трудовой книжки вносятся аналогично порядку, установленному для внесения исправлений в раздел «Сведения о работе», поэтому на страницах настоящей статьи мы не будем дублировать информацию и отдельно останавливаться на том, как внести исправление в сведения о награждении работника.

2. Прим. ред.: Фразу «Запись за номером таким-то недействительна» можно объединять с текстом новой правильной записи (как показано в Примерах 3 и 4 настоящей статьи). Но некоторые специалисты считают, что ее можно и вносить с индивидуальным номером записи в графе 1 (например, см. ответ Анатолия Ещенко, начальника отдела Управления надзора и контроля за соблюдением законодательства о труде Роструда, на стр. 70 в № 1’ 2009 журнала).