Одним из основных способов классификации документов в организации является разделение на документы временного и постоянного хранения, для каждого из которых определены сроки хранения. Что представляют из себя документы временного и постоянного срока хранения и какое время их нужно сохранять в компании?

К документам временного хранения относятся документы со сроком хранения не более 10 лет. В отличие от них документы постоянного хранения, то есть те, которые нужно хранить не менее 75 лет и постоянно, имеют одну важную особенность: документы постоянного хранения в случае ликвидации или закрытия компании необходимо в обязательном порядке передавать в государственный или муниципальный архив.

Сроки хранения постоянных и временных документов

Сроки хранения временных и постоянных документов определяются общими и ведомственными перечнями, которые регламентируют минимальные сроки. Пометка «до минования надобности» и «до замены новым (новыми)» значит, что документы имеют лишь практическую ценность. Для отдельных документов сроки хранения устанавливает сама организация, в то время как для других время хранения устанавливается не менее 5 лет.

Документы постоянного срока хранения руководитель должен передать в обработанном состоянии на постоянное хранение в Архивный фонд Российской Федерации:

приказы по основной деятельности
журнал регистрации приказов по основной деятельности
штатные расписания
структура организации
номенклатура дел
описи дел
акты об уничтожении дел и утрате документов
целевые программы информатизации
прейскуранты, ценники, тарифы на продукцию и услуги
годовые планы и отчеты
годовые бухгалтерские балансы
годовые отчеты в фонды (ФСС, ПФ, Статистика) и ИФНС
годовые сметы и др.
уставные документы
документы о приватизации
реестры акционеров
реестры владельцев ценных бумаг
списки лиц, имеющих право на дивиденды
журналы, книги учета работы с акциями
заключение ревизионных комиссий, аудиторов, органов финансового контроля
гранты
лимиты
паспорта сделок
документы о благотворительной деятельности
и другие документы

Документы временного срока хранения (5-10 лет хранения)

приказы на отпуска и командировки
приказы по административно-хозяйственной деятельности
договоры с юридическими лицами
документы по госзакупкам
акты о приеме выполненных работ
бухгалтерские документы
путевые листы
и другие документы

(утвержденные Правлением НПСо 2 февраля 2012 г.)

временного (свыше 10 лет) хранения

(утвержденные Правлением НПСо 2 февраля 2012г.)

В соответствии с Правилами нотариального делопроизводства, утвержденными Приказом Министерства юстиции РФ от 01.01.01г. За
№ 000 и Решением Правления Федеральной Нотариальной Палаты от 01.01.01 г. за № 11/09 (далее - «Правила») нотариус обязан в течение двух месяцев после окончания календарного года составить отдельно на оконченные дела (п.84 Правил) описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Порядок их составления и утверждения регламентируется п. п.84 – 89 Правил, при составлении описей также следует руководствоваться Приложениями
№№ 16, 17 к Правилам.

Основой составления описей дел является номенклатура дел.

Описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляются на личных бланках нотариуса.

Опись представляет собой перечень заголовков дел, в точном соответствии с утвержденной номенклатурой нотариуса, с указанием дат и количества листов в деле, с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

Перед составлением описей дел постоянного и временного хранения нотариус проверяет формирование и оформление дел, оконченных производством в текущем году.

При просмотре дел проверяется качество формирования и оформления дел:

Соответствие заголовка дела номенклатурному наименованию дела, а также содержанию документов в деле;

Правильность оформления и группировки документов , включенных в дело;

Качество подшивки или переплета дела;

Правильность нумерации листов дела; наличие в деле внутренней описи дела и ее соответствие правилам (Приложения №№13,14);

Правильность оформления обложки дела (Приложения №№11, 25);

Наличие листа заверителя (Приложение).

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

Заголовки дел вносятся в опись в соответствии с разделами номенклатуры дел нотариуса, наименование самих разделов в опись не вносится);

Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);

Графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые содержатся на обложке вносимого в опись дела;

При внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела могут обозначаться словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

Графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме и передаче дел со ссылкой на необходимый документ, об особенностях их физического состояния, о наличии копий и т. п.

Не подлежат включению в описи дела под резервными номерами, не предусмотренные в утвержденной номенклатуре дел, сформированные в течение календарного года, и не входящие в Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Минкультуры РФ от 01.01.2001 N 558

При заполнении описи все графы заполняются в соответствии с Приложениями №16,17 Правил;

В конце описи делается запись, в которой цифрами и прописью указывается количество дел, внесенных в данную опись.

При составлении описи сама опись как номенклатурное дело еще не существует, поэтому ее как номенклатурное дело нельзя включать в опись.

Все экземпляры описи дел подписываются нотариусом с указанием должности, с проставлением даты, подпись нотариуса заверяется оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации

(ст. 36 Правил, письмо ФНП о проставлении оттиска печати с воспроизведением Государственного герба РФ на документах, требующих особого удостоверения их подлинности).

Описи дел постоянного и временного хранения в двух экземплярах представляются для утверждения в нотариальную палату.

Один экземпляр утвержденной описи возвращается нотариусу, а второй остается на хранении в нотариальной палате.

В случае принятия нотариальной палатой решения об исключении из представленной описи дела (тома) текст описи изменяется нотариусом.

По окончании года на дела составляются следующие описи:

1. Опись дел постоянного хранения;

2. Опись дел постоянного хранения (наследственных дел);

3. Опись дел временного (свыше 10 лет) хранения;

4. Опись дел временного (свыше 10лет) хранения (дел по личному составу).

В опись дел постоянного хранения включаются все оконченные производством дела постоянного срока хранения,(кроме наследственных дел).

В опись дел постоянного хранения (наследственных дел) включаются
все заведенные в оконченном году, наследственные дела. Опись составляется в соответствии с приложением №16 Правил нотариального делопроизводства.

Графа 1- порядковый номер;

Графа 3- «заголовок дела»- номер наследственного дела, фамилия имя отчество, дата смерти, например: «Наследственное дело №13/2011 , умерший(ая) 14.12.2010г.»;

Графа 4- номер тома (части тома);

Графа 5- «дата дела»- указывается дата заведения н/дела;

Графа 6- «количество листов в деле» (томе) - не заполняется

(в том числе в отношении оконченных дел);

Графа 7- «примечание».

Количество наследственных дел, заведенных в оконченном году, должно соответствовать количеству дел, указанному в описи дел постоянного хранения (наследственных дел);

Две описи: опись дел постоянного хранения и опись дел постоянного хранения (наследственных дел) формируются в один наряд с индексом 02-16 с заголовком дела «Описи дел постоянного хранения».

В опись дел временного хранения (свыше 10 лет) включаются все оконченные производством дела временного хранения, кроме личных дел на работников нотариальной конторы.

В опись дел временного хранения (дел по личному составу) включаются только личные дела уволенных работников в году, за который составляется опись дел.

Две описи: опись дел временного хранения и опись дел временного хранения (дел по личному составу) формируются в один наряд с индексом 02-16 с заголовком «Опись дел временного хранения».

Личные дела работников оформляются на каждого работника отдельно. При заполнении номенклатуры в графе «количество томов» указывается количество личных дел заведенных в текущем году на работников, а в графе «примечание» делается отметка о количестве переходящих дел по личному составу на следующий год. Эти сведения вносятся в итоговую запись о категориях и количестве дел, находящихся в производстве, в том числе переходящих.

В итоговую запись о категориях и количестве дел, находящихся в производстве в графу количество дел временного хранения (до 10 лет включительно) вносится количество дел под резервными номерами (если для них не найден срок хранения по Перечню типовых управленческих архивных документов от 01.01.2001г.).

Количество дел при заполнении итоговой записи о категориях и количестве дел, находящихся в производстве указывается в цифрах.

Описи дел

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и документов по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел с истекшим сроком хранения (до 10 лет включительно).

Описи дел постоянного, временного срока хранения (свыше 10 лет) и документов по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации и согласовываются с ведомственным архивом.

Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения могут быть уничтожены только после того, как описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу за соответствующий период утверждены и переданы в ведомственный архив организации.

Опись является учетным документом и основной частью научно - справочного аппарата архива, обеспечивающей оперативный поиск документов. Опись составляется в трех экземплярах: один передается вместе с делами в ведомственный архив, второй - прилагается в качестве основания к протоколу заседания экспертной комиссии, третий - остается в качестве контрольного экземпляра в аппарате предприятия.

На дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу составляются отдельные описи.

Не подлежащие сдаче на государственное хранение дела с временным (до 10 лет включительно) сроком хранения по истечении установленного срока хранения включаются в акт о выделении документов к уничтожению. Не допускается уничтожение документов до полного истечения сроков их хранения. Для исключения преждевременного уничтожения документов необходимо соблюдать следующее правило: дела включаются в акт об уничтожении, если предусмотренный в них срок хранения истек к 1 января того года, в котором составлен акт. (Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 1999 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2003 года).

Законченные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу после окончания календарного года, в котором они заведены, должны быть подготовлены к передаче в ведомственный архив. Пред архивная подготовка дел включает две процедуры: описание и оформление дел.

Оформление дел

Оформление дела - это комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов. Начинается оно с момента заверения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив. Оформление дел производится работниками службы делопроизводства. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного хранения (свыше 10 лет) и по личному составу.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, их допускается хранить в скоросшивателях, без внутренней пере систематизации документов, без нумерации листов, а также без составления заверительной надписи.

Полное оформление дела предусматривает:

перегруппировку документов дела в прямой хронологической последовательности с января по декабрь (вместо обратной хронологической последовательности с декабря по январь, получающийся при формировании дела в течении года);

нумерацию листов дела черным графитным карандашом в правом верхнем углу арабскими цифрами;

составление для наиболее ценных дел внутренней описи документов дела;

составление заверительной надписи дела;

подшивку дела в твердую темную обложку из картона на 4 протокола без металлических зажимов (с веревочными завязками) или переплет документов дела;

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела: уточнение названия структурного подразделения, если оно менялось, делопроизводственного индекса, заголовка дела, даты и др.

Подскажите, когда и как нужно оформлять документы в архив (входящие и исходящие письма, приказы, протоколы) или, если их не требуется отправлять в архив, то как их оформлять в этом случае? В шкафу лежат документы еще с 2003 года!

Ответ

Информация о правилах работы с документами (в т. ч. составе документов, образующихся в деятельности организации, сроках их хранения, правилах передачи на архивное хранение и на уничтожение, правилах ведения архивной работы и т.п.) должна быть закреплена во внутренних документах организации (например, в номенклатуре дел, инструкции по делопроизводству, документах, регламентирующих деятельность архива). Поэтому для начала рекомендуем узнать о наличии в организации этих документов и внимательно их изучить.

Об исходящих документах читайте подробнее по ссылке.

В том случае, если нормативных документов нет или их недостаточно, придется провести работу с документами самостоятельно, используя:

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 №558 (далее - Перечень).
Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее - Основные правила работы архивов).
ГОСТ 17914-72. Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования (далее - ГОСТ 17914-72).

Исходя из сути вопроса и учитывая, что указан видовой состав документов, а также если взять за условие, что документы находятся в хорошем состоянии, правильно оформлены, сформированы в дела, оформление документов в архив будет состоять из следующих этапов.

Интересная информация о оформлении дел размещена здесь.

1. Определение сроков хранения документов.

Чтобы убедиться в правильности формирования дел и определить дальнейший порядок работы с документами, в т. ч. возможность передачи в архив, требуется определить сроки их хранения. Для этого обратимся к следующим статьям Перечня:

№ статьи

Вид документа

Срок хранения

Примечание

Приказы, распоряжения; документы (…) к ним:

а) по основной (профильной) деятельности;

б) по личному составу (прием, перемещение, совмещение, перевод, увольнение; аттестация, повышение квалификации, присвоение званий (чинов); изменение фамилии; поощрения, награждения; оплата труда, премирование, различные выплаты; все иды отпусков работников с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда, отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения содержания (заработной платы); дежурства по профилю основной деятельности; длительные внутрироссийские и зарубежные командировки, командировки для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда);

в) по административно-хозяйственной деятельности

Пост. ** (1)

75 л. (2) ЭПК

(2) о дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках - 5 лет

Протоколы, постановления, решения, стенограммы; документы (…) к ним:

б) коллегиальных, совещательных, исполнительных органов организации (организаций) (коллегии, совета, дирекции, правления и др.);

в) контрольных (ревизионных) органов организации (организаций) (советов, комиссий и др.);

г) по координации определенных видов деятельности;

д) научных, экспертных, методических, консультативных органов организации (организаций) (комитетов, комиссий, советов и др.);

е) совещаний у руководителя организации (2);

ж) собраний трудовых коллективов организации;

з) собраний структурных подразделений организации;

и) общих собраний акционеров, пайщиков

(1) присланные для сведения - до минования надобности;

(2) Оперативных совещаний - 5 лет, ЭПК;

(3) При сложной структуре организации (структура в структуре) - 5 лет;

Вы узнаете больше о основных видах документов организации , если перейдете в материал.

Отдельно следует остановиться на переписке (входящие и исходящие письма). Согласно Перечню, срок хранения переписки, как правило, составляет 5 лет (этот срок и будем рассматривать далее как основной), но, в зависимости от вопроса, который в ней затронут, может составлять от 1 года (например, ст. 779 - документы (акты, докладные, служебные записки, заявки, списки, переписка) о выдаче, утрате удостоверений, пропусков, идентификационных карт) до постоянного срока хранения (например, ст. 118 - переписка о государственной регистрации права на недвижимое имущество и сделок с ним). Поэтому следует внимательно ознакомиться как с Перечнем, так и с документами, входящими в дела с перепиской.

В том случае, если в результате ознакомления выяснилось, что в дело подшиты, кроме документов со сроком хранения 5 лет, документы постоянного и длительного (свыше 10 лет) сроков хранения, дело должно быть либо переформировано, либо подлежать хранению в течение максимального срока, предусмотренного для входящих в него документов (что нерационально с точки зрения экономии места для хранения). А вот если в дело с перепиской, имеющей срок хранения 5 лет, попали документы с меньшими сроками хранения (1 год, 3 года) - переформировывать его не стоит, т.к. это требует больших трудозатрат, несопоставимых с ценностью данных документов. В дальнейшем, формируя дела, следует обращать пристальное внимание на сроки хранения документов, составляющих дела с перепиской.

Все о уничтожении документов вы узнаете, если прочитаете материал по ссылке.

Таким образом, анализируя полученную информацию, документы можно разделить на две группы:

имеющие постоянный и длительный (свыше 10 лет) срок хранения: приказы по основной (профильной) деятельности и личному составу (кроме указанных в примеч. 2 ст. 19 Перечня о дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках); практически все виды протоколов (кроме собраний структурных подразделений организации) и др.

Именно эти документы подлежат передаче на архивное хранение. Как правило, такая передача производится после окончания срока их хранения в месте формирования (подразделении). Этот срок в среднем составляет 1-2 года, пока с документами ведется информационно-справочная работа;

имеющие временный срок хранения (до 10 лет): переписка; приказы по административно-хозяйственным вопросам; протоколы структурных подразделений организации; приказы по личному составу, указанные в примеч. 2 ст. 19 Перечня.

Подробнее о ведении архива

Такие дела обычно не подлежат передаче на архивное хранение (хранятся в местах формирования (подразделениях) до истечения срока хранения и передачи на уничтожение). Однако следует уточнить, что организация вправе устанавливать для этих документов иные правила хранения. Например, в настоящее время во многих организациях хранение все возрастающего количества документов временных сроков хранения в местах формирования (подразделениях) не представляется возможным. Поэтому, в соответствии с установленными внутренними правилами организации, они также передаются на хранение либо в архив, либо, как вариант, в службу ДОУ. Как правило, такая передача также производится после окончания срока их хранения в месте формирования (подразделении), который составляет 1-2 года, пока с документами ведется информационно-справочная работа.

У вас не останется вопросов о входящих документах после прочтения статьи по ссылке.

Теперь, используя полученную информацию, попробуем разобраться с документами с учетом года их формирования. Допустим, что дела с документами временного срока хранения (до 10 лет) также передаются на хранение в архив, а срок хранения дел в месте формирования (подразделении) до передачи на архивное хранение составляет 2 года:

Год формирования	Дела с документами постоянного и длительного (свыше 10 лет) сроков хранения (приказы по основной (профильной) деятельности и личному составу (кроме указанных в примеч.2 ст. 19 Перечня); протоколы (кроме собраний структурных подразделений организации)	Дела с документами временного срока хранения (до 10 лет) (переписка; приказы по административно-хозяйственным вопросам и личному составу, указанные в примеч. 2 ст. 19 Перечня; протоколы структурных подразделений организации)

		Срок хранения истек
	Подлежит передаче на хранение в архив	Срок хранения истек
	Подлежит передаче на хранение в архив	Подлежит передаче на хранение в архив
	Подлежит передаче на хранение в архив	Подлежит передаче на хранение в архив
	Подлежит передаче на хранение в архив	Подлежит передаче на хранение в архив
	Хранение в подразделении	Хранение в подразделении
	Хранение в подразделении	Хранение в подразделении
	Формирование дела	Формирование дела

Таким образом, исключив еще формирующиеся и находящиеся на хранении в подразделении дела, мы получили состав документов в разрезе лет и видов, подлежащих передаче на хранение и на уничтожение в связи с истечением срока хранения.

2. Оформление дел.

Для выполнения этой работы следует ознакомиться с основными нормативными документами, устанавливающими требования в данной области - Основными правилами работы архивов и ГОСТ 17914-72.

Подробнее о архивном делопроизводстве мы написали в материале по ссылке.

В соответствии с Основными правилами работы архивов дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат полному, а дела временного хранения (до 10 лет включительно) - частичному оформлению (см. п. 3.6.3). Дела, которые предполагается передать на уничтожение, с целью экономии трудозатрат оформлять не рекомендуется.

Даже учитывая отсутствие опыта, оформление дел временного (до 10 лет включительно) срока хранения может быть выполнено самостоятельно. А вот оформление дел постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу требует соблюдения определенных и достаточно жестких правил, поэтому по данному вопросу лучше обратиться за консультацией или подтверждением правильности проведенной работы к работникам архива или к экспертной комиссии.

Читайте о оформлении документов , чтобы не совершать ошибок.

В настоящее время, учитывая сложившуюся в организациях практику снижения трудозатрат подразделений на непрофильную деятельность, оформление дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу часто производится архивным подразделением (например, уже после передачи дел на хранение в архив) либо вообще передается на выполнение аутсорсинговой компании - решение по этому вопросу принимается руководством организации. В том случае, если работу по оформлению дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения придется проделать своими силами, можно рекомендовать разделить ее на этапы, выполнение каждого из которых должно быть в обязательном порядке проконтролировано работниками архива (экспертной комиссией). Например:

1. Систематизация документов.

2. Нумерация листов.

3. Составление листа-заверителя.

4. Составление внутренней описи.

5. Оформление обложки.

6. Подшивка или переплет дела.

Порядок выполнения пунктов плана и их количество может изменяться в зависимости от необходимости тех или иных работ (например, если документы в деле уже систематизированы, выполнение этого пункта не понадобится; при отсутствии особо ценных документов - не требуется оформлять бланк внутренней описи документов дела и т.п.).

3. Экспертиза ценности.

Экспертиза ценности проводится постоянно действующей экспертной комиссией, созданной в организации. В данном случае экспертная комиссия должна провести оценку имеющихся документов, убедиться в правильности формирования дел, отобрать дела, подлежащие передаче в архив на хранение, и дела, подлежащие передаче на уничтожение (или принять решение о продолжении их хранения) в связи с истечением срока хранения.

Подробнее о передаче документов в архив мы писали здесь.

В нашем случае по результатам проведения экспертизы ценности могут быть оформлены следующие документы:

акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (переписка; приказы по административно-хозяйственным вопросам; приказы по личному составу, указанные в примеч. 2 ст. 19 Перечня; протоколы структурных подразделений организации), если будет принято решение о передаче их на уничтожение;
опись дел постоянного хранения (приказы по основной (профильной) деятельности, протоколы (кроме собраний структурных подразделений организации));
опись дел по личному составу (приказы по личному составу).

Формы указанного акта и описи, правила их оформления установлены Основными правилами работы архивов организаций. Следует отметить, что данные документы могут быть оформлены только в случае, если у экспертной комиссии не будет претензий к правильности формирования и оформления дел. В том случае, если при проведении экспертизы будут обнаружены грубые ошибки, после их исправления может потребоваться проведение повторной экспертизы.

Важную информацию о архивном деле в 2017 году вы найдете в материале здесь.

Теперь рассмотрим оформление передачи на хранение дел, имеющих временный срок хранения (до 10 лет). Как уже указывалось выше, решение о передаче таких дел на хранение в архив (службу ДОУ, иное подразделение) должно быть закреплено во внутренних документах организации. Дела, имеющие временный срок хранения (до 10 лет), могут передаваться на хранение по номенклатуре дел (при ее наличии), либо в организации может быть разработана внутренняя упрощенная форма описи, аналогичная описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Оформление таких описей может производиться одновременно с описями дел постоянного хранения, по личному составу и актами о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Подробнее о архивном деле мы писали здесь.

Таким образом, в результате проведения указанной выше работы, передачи дел на хранение и уничтожение, в подразделении должны остаться:

дела 2011 г. (формируемые);
дела 2009-2010-х гг. формирования (находящиеся на хранении в подразделении, пока с ними ведется информационно-справочная работа);
экземпляры:

Акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

Описи дел постоянного хранения;

Описи дел по личному составу;

Описи дел временного (до 10 лет) срока хранения.

Образец описи дел временного (до 10 лет) срока хранения

структурного подразделения организации

Наименование организации

____________________________________________________________________

Наименование структурного подразделения

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

руководителя структурного подразделения организации

________ ______________________

Подпись Расшифровка подписи

ОПИСЬ № _______

	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Срок хранения	Примечание

Название раздела

В данную опись внесено ______________________ ед. хр. с № _________ Цифрами и прописью

по № __________________

Наименование должности

составителя описи __________________ ________________________________

Подпись Расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО

Наименование должности

руководителя службы ДОУ

Подпись Расшифровка

Подробнее о архивном хранении мы написали в материале по ссылке.

2.6.1. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10-ти лет)хранения и по личному составу оформляется согласно приложению 3.

На обложке дела указываются:

Наименование структурного подразделения организации иего подчиненность

Наименование отдела

Номер дела (тома) по номенклатуре дела

Заголовок дела

Дата дела (крайние даты документов, помещенных в дело)

Количество листов в деле

Срок хранения дела.

2.6.2. Обложка дела оформляется черными чернилами или тушью.

2.6.3. При изменении наименования организации, структурного подразделения(его подчиненности) или наименования отдела в течение периода, охватываемогодокументами дела, на обложке дописывается новое наименование организации,структурного подразделения или отдела, проставляется дата, а прежнеенаименование заключается в скобки.

2.6.4. Заголовок дела на обложке переносится из номенклатурыдел организации, согласованной с Экспертно-проверочной комиссией (экспертнойкомиссией) архивной организации *.

* Учреждение Федеральной архивнойслужбы, орган управления архивным делом субъектов Российской Федерации(соответствующий областной или республиканский архивный орган)

2.6.5. В заголовках дел, содержащих копии документов (приказы,постановления вышестоящих организаций, протоколы совещаний в вышестоящейорганизации и т.п.), указывается их копийность. Подлинность документов дела взаголовке не оговаривается.

2.6.6. На обложках дела обязательно указывается дата дела:

Для дел, содержащих приказы, постановления, протоколы,датами дела являются даты подписания или утверждения самого раннего и самогопозднего документа

Для дел, содержащих переписку, датой начала делаявляется дата поступления первого входящего или дата первого исходящегодокумента, а датой окончания - дата самого последнего входящего или исходящегодокумента

Датой личного дела являются даты подписания приказов оприеме и увольнении лица, на которое оно заведено

Датой дел, содержащих лицевые счета сотрудниковорганизации, личные дела уволенных сотрудников, и дел, содержащих планы иотчеты, является год заведения дела.

Даты приложения к документам не принимаются во внимание.

Если в дело включены документы, дата которых не совпадаетс датой дела, то под графой «Дата дела» делается запись: «В деле имеютсядокументы за ______ год(ы)».

2.6.7. Обязательным реквизитом обложки дела является указаниеколичества листов в деле, которое проставляется на основании листа-заверителядела (п. 2.5).

2.6.8 . Реквизит «Срок хранения дела» оформляется всоответствии с номенклатурой дел организации.

2.6.9 . На корешке обложки дела указывается индекс дела пономенклатуре дел, номер тома и год его формирования.

2.6.10 . Номер тома указывается только в том случае, еслизаведено более одного тома. При этом после номера тома в скобках указываетсяколичество заведенных томов.