Процесс увольнения работника – мероприятие, которое требует соблюдения значительного числа формальностей. Работодатель обязан издать приказ об увольнении, произвести все необходимые выплаты, а также заполнить и выдать на руки сотруднику заполненную трудовую книжку. Однако, на этом процесс отнюдь не заканчивается. Для дальнейшего трудоустройства работнику могут потребоваться и иные бумаги, которые руководство компании обязано ему предоставить.
Как правило, если необходимость в таких документах существует, то работник представляет в кадровый отдел соответствующее заявление. В течение трех дней с момента его регистрации в журнале входящей корреспонденции работодатель обязан предоставить сотруднику по его запросу копии приказов о приеме на работу, переводах, увольнении, а также выписки из личного дела, справки о зарплате и премиальных выплатах, сведения о взносах на социальное страхование и др. При этом работник имеет право не указывать целей использования этих бумаг (ст. 62 ТК РФ).
О том, какие документы при увольнении обычно просят выдать сотрудники и каковы особенности их выдачи пойдет речь в данной статье.
Формы справок
Многие сотрудники кадровых отделов предприятий задаются вполне закономерным вопросом: что нужно выдать работнику при увольнении? Сведения о тех бумагах, которые может запросить увольняемый содержатся не только в трудовом, но также в гражданском и налоговом законодательстве РФ. В этом процессе важно ориентироваться на несколько важных правил:
- Во-первых, все документы предоставляются сотруднику строго под роспись;
- Во-вторых, бумаги должны быть выданы даже в том случае, если работник еще не вернул компании все принадлежащее ей имущество и не передал отделу кадров заполненный должным образом обходной лист;
- В-третьих, процедура по предоставлению документов должна быть завершена в течение трех дней;
- В-четвертых, если даже работник не смог лично посетить отдел кадров работодателя, то по истечении трехдневного срока все документы пересылаются ему заказным письмом с приложением их описи.
Более того, заявление на выдачу документов и их копий, которое представляет в отдел кадров работник, а также сами справки оформляются в свободной форме. Дело в том, что российским законодательством предписаны особые унифицированные бланки.
Что касается полного перечня документов, которые работодатель оформляет по запросу сотрудника при увольнении, то в него входят:
- Справка 2-НДФЛ
Этот документ содержит сведения о размере дохода, который работник получал на протяжении года, а также о величине налоговых отчислений в бюджет. Работодатель выдает справку 2-НДФЛ при увольнении только в том случае, если работник указал ее в своем заявлении (ст.230 НК РФ).
Для чего лицу может потребоваться эта бумага? Именно она обеспечивает его право на получение стандартного налогового вычета на протяжении всего года.
- Справка для расчета пособий от ФСС
Данная справка (форма 4н) выдается работнику в обязательном порядке, вне зависимости от того, написал он соответствующее заявление или нет. Она содержит сведения о совокупном размере заработка увольняемого за последние два года, а также информацию о величине отчислений по социальному страхованию (Ст. 4.1 №255-ФЗ).
Кроме того, здесь прописывают количество календарных дней, на протяжении которых работник пребывал на больничном, в отпуске по уходу за ребенком и др., что привело к получению им неполного заработка. В некоторых случаях выдаются две справки: одна – относительно годового дохода и размера отчислений в ФСС, вторая – касательно числа календарных дней, характеризующихся уплатой неполного заработка.
- Справка для центра занятости
Если сразу после увольнения работник собирается зарегистрироваться в центре занятости населения, то ему следует запросить у работодателя справку о его среднем заработке за последние три месяца его трудовой деятельности. Оформляется этот документ строго на основании заявления увольняемого сотрудника в отдел кадров организации (ст. 3 №1032-1 ФЗ).
Каким образом исчисляется средний заработок? Все сведения об этом содержит Постановление Минтруда РФ №62 от 12.08.2003. Сама справка оформляется в произвольном виде.
- Документы учета в ПФР
Пенсионный фонд РФ ведет персонифицированный учет всех работников. При этом в день увольнения любой из них должен получить от своего работодателя справку, содержащую сведения об объеме денежных отчислений на страховые взносы в ПФР. Этот документ обязателен к выдаче, и потому представляется работнику даже без соответствующего заявления от него (ст.11 №27-ФЗ)
Остается добавить, что выдаются все перечисленные документы при увольнении по собственному желанию и по инициативе работодателя. Отказ в их выдаче влечет за собой административную ответственность работодателя – приостановление деятельности на срок до 3 месяцев, а также штраф в размере:
- От 1 000 до 5 000 – для ИП и должностных лиц;
- От 30 000 до 50 000 – для юридических лиц.
Обязательная справка
В течение трех дней после увольнения работника работодатель выдает своему сотруднику на руки обязательные справки. Их представление не требует написания сотрудником заявления. Итак, что должны выдать при увольнении работника компании в обязательном порядке? Безусловно, справку о сумме заработка за два последних календарных года . Ее форма утверждена в Приказе Минтруда РФ №182н (№255-ФЗ). Этот документ работник передает своему новому работодателю.
Обязательная справка о доходах при увольнении выдается без заявления работника в течение трех дней с момента увольнения. Ее оформление также обязательно, как и внесение соответствующей записи в трудовую книжку.
Справки при увольнении по письменному запросу работника
Помимо обязательной справки существуют и такие документы, которые предоставляются работникам только на основании их письменного заявления (ст. 84.1 ТК РФ). В числе таких бумаг можно упомянуть справки:
- о зарплате;
- о начисленных и уплаченных страховых взносах в ПФР;
- о сроке работы в рамках данной организации.
По запросу работника предоставляется также документ 2-НДФЛ. При этом отказать работнику работодатель не имеет права: эти бумаги связаны с трудовой деятельностью конкретного лица и содержат частную информацию, касающуюся только его.
Важно учитывать особенности выдачи документов на базе письменного запроса работника:
- Во-первых, все документы и их копии оформляются строго на безвозмездной основе в течение трех дней;
- Во-вторых, справку о страховых взносах при увольнении, о зарплате и 2-НДФЛ готовит бухгалтерия, и лишь только справку о сроке деятельности в данной компании – кадровый отдел. Если в организации нет кадрового отдела, то подготовка всех документов – обязанность бухгалтера.
Стоит добавить, что справка в Пенсионный фонд при увольнении в обязательном порядке содержит сведения персонифицированного учета. Это без лишних трудностей позволяет подложить накопление пенсионных отчислений работника после его трудоустройства на новом месте.
Обязанность компании в день увольнения
Ранее упоминалось, что все справки при увольнении работника, как обязательные, так и по запросу увольняемого, оформляются в течение трех дней с момента расторжения трудовых отношений или представления соответствующего заявления в кадровый отдел. Однако, существует информация, которую следует предоставить сотруднику непосредственно в день прекращения трудовых отношений. К ней относятся данные персонифицированного учета сотрудника в системе пенсионного страхования (ст.11 №27-ФЗ).
Как в этом случае оформляются документы при увольнении от работодателя?
- Во-первых, эти сведения в произвольном виде отражаются в отдельном документе;
- Во-вторых, работник готовит письменное подтверждение передачи этой информации.
По своему составу сведения персонифицированного учета включают информацию, касающуюся:
- Информации об объеме начисленных и уплаченных страховых взносов;
- Данных о страховом стаже сотрудника;
- Сведений о специальных взносах работодателя в пользу накопительной пенсии сотрудника и иных дополнительных взносах.
Выдача такой информации предусматривает оперирование частными данными, следовательно, работник не обязан писать заявление на их предоставление. Однако, работодатель имеет право выдавать такие сведения строго под роспись работника.
Как оформить сведения
Согласно требованиям российского законодательства, любая организация обязана не только регулярно передавать отчетность в ПФР, но и предоставлять самому работнику копию касающихся его индивидуальных сведений (ст.11 №27-ФЗ).
В отличие от многих других справок, которые оформляются при увольнении работника, сведения об отчислениях в ПФР представляются на базе строго определенных в законодательстве форм, а именно:
- С3В-6-1, С3В-6-4 – для сведений о пенсионных отчислениях за период до 2014 года;
- РСВ-1 (6-й раздел), в том случае, если речь идет об информации, включаемой в отчеты для ПФР после 2014 года.
Почему речь идет о столь ранних датах – в частности о периоде времени до 2014 года? Дело в том, что большинство организаций игнорируют необходимость регулярного предоставления сведений из отчетов по отчислениям в Пенсионный фонд работников. Именно поэтому во время увольнения им приходится делать копии таких документов за все предшествующие отчетные периоды.
Журнал учета выданных справок
Все предоставляемые работнику справки выдаются строго под роспись увольняемого сотрудника. Для чего это делается? Для того, чтобы избавить работодателя от нападок работника в будущем, а также обезопасить его от длительных и затратных судебных разбирательств.
Письменное подтверждение работника может быть оформлено в нескольких формах:
- Расписка в получении документа;
- Роспись на оригинале документа, который останется в организации (например, форма РСВ-1);
- Роспись в журнале учета выданных справок.
Последний вариант признается большинством кадровых работников в качестве самого удобного и эффективного, поскольку:
- Сквозная нумерация документов позволяет в любой момент выяснить, сколько именно бумаг уже было предоставлено работникам;
- Сведения о любой справке можно найти в одном конкретном журнале, а не перебирать всю картотеку компании;
- Документ не получится зарегистрировать задним числом или изъять какие-либо сведения из журнала.
В России нет унифицированной формы журнала регистрации справок, выданных работникам. Однако наиболее распространенной его формой представляется таблица с такими столбцами:
- Номер по порядку;
- Дата представления документа;
- Ф.И.О. заявителя;
- Вид документа (справка, копия и др.);
- Краткое содержание справки;
- Роспись сотрудника-получателя.
Обычно журнал регистрации ведется кадровым отделом предприятия, однако такая обязанность может быть возложена и на специалиста по делопроизводству.
Подводя итог следует подчеркнуть особо, что часть справок при увольнении сотрудника выдается в обязательном порядке, а часть – строго на основании заявления работника. При этом все документы предоставляются в трехдневный срок с момента расторжения трудового договора или представления заявки в кадровый отдел, причем строго под роспись увольняемого сотрудника.
Увольнение сотрудника выполняется на законодательном уровне. В первую очередь – это приказ, в котором указано, с какого времени и по какой причине работник увольняется. В этот день делают окончательный расчет и возвращают оформленную трудовую книжку. Также на руки выдают при увольнении справку по форме 2 НДФЛ, которая понадобится во время нового трудоустройства. Для чего выдают справку и особенности ее оформления рассмотрим в этом обзоре.
Наниматель при увольнении в обязательном порядке выдает физ. лицу на руки декларацию 2 НДФЛ.
Справка понадобится в нескольких случаях:
- На новом месте работы для исчисления средней оплаты труда при начислении по больничному листу, отпуска;
- если физ. лицо зарегистрируется на бирже как безработный. Сведения из справки, выданной при увольнении, понадобятся для начисления пособия, расчет которого берется из среднего заработка за месяц по последнему месту работы;
- при обращении в визовый центр или посольство для получения визы;
- при обращении в кредитные организации за оформлением ссуды;
- для получения средств из государственных фондов.
Выдавать при увольнении справку – не право, а обязанность нанимателя без напоминаний физ. лица об этой необходимости. Если справку не выдали вовремя, это выполняется после обращения работника в короткие сроки. Эта норма закреплена в статье 62 ТК.
При увольнении физ. лица работодатель предоставляет справку только по устному обращению сотрудника, который уточняет, за какой период нему нужен расчет. Однако, если он предоставлен вовремя, лучше подкрепить просьбу заявлением о выдаче.
Предприятие выступает в роли налогового агента, который делает ежемесячные расчеты с физ. лицами – сотрудниками организации по выплате заработка, кроме того, начислять, удерживать и передавать НДФЛ в казну.
На практике нередки такие ситуации, когда при увольнении отчет 2 НДФЛ с последнего места не выдан вовремя по причине образования задолженности перед работником, а также при обнаружении ошибок в ведении бухучета компании.
После письменного заявления сотрудника, отчет 2 НДФЛ выдается не позднее трех дней, только в том случае, если при нарушении этого срока физ. лицо обратится в трудовую инспекцию.
Количество экземпляров отчета не регламентировано. При необходимости работник после увольнения обращается с письменной просьбой к руководителю компании о выдаче нескольких бланков, и он не вправе отказать.
2 НДФЛ выдается за какой период
На новом трудовом месте бухгалтеру понадобятся доходы физ. лица за последний год. Также нужна поданная декларация о сумме вычетов и “совокупный” размер НДФЛ при увольнении. Кроме того, понадобятся сведения о начислениях и удержаниях за произвольный отрезок времени для иных целей, это зависит от конкретных задач.
Так, например:
- Для получения ссуды при обращении в кредитные организации инспектор потребует информацию о заработке за квартал или полугодие;
- для получения средств из государственных фондов справка понадобится за указанный работником период, например, годовой период.
Справка 2 НДФЛ выдается после увольнения при обращении сотрудника, и по окончании отчетного года.
У бухгалтера возникает вопрос, за какой период выдается справка 2, если необходима информация о доходах за два и больше лет. В таком случае работодатель выдает справку, отдельно за каждый год.
Если за декларацией обратилась женщина, получающая пособие по уходу за ребенком до полутора лет, в справке укажут, что за этот период времени заработок с предприятия не перечисляли, а источник доходов для нее – пособие от ФСС. Организация выдаст уведомление о том, что прибыль не выплачивалась и НДФЛ не удерживался.
Вид декларации утвержден 30 октября 2015 года. В обязательные требования при заполнении 2 НДФЛ входит оформление следующих полей:
- Информация о работодателе, реквизиты. Сокращения допускаются только согласно уставным актам;
- информация о получателе прибыли – физ. лице;
- прибыль, подлежащая налогообложению;
- вычеты, которые применены в отчетном периоде;
- сумма прибыли и НДФЛ.
В информационном поле об агенте необходимо указать полную информацию о юр лице.
В графе сведений о физ. лице сообщают следующее:
- Фамилию, имя, отчество;
- гражданство и статус как налогоплательщика;
- место регистрации и место жительства;
- паспортные данные.
Прибыль, с которой удерживают НДФЛ, отражают с разбивкой по месяцам. Одновременно указывают код дохода и налоговых вычетов с указанием сумм. Если физ. лицо имело право на иные вычеты – социальные или имущественные, эти сведения отражают в справке 2 и указывают, что такое право было представлено.
Бланк в обязательном порядке заверяют у руководителя или иного уполномоченного лица и ставят печать. Справка считается недействительной без печати.
В отношении расчета 2 НДФЛ действует порядок оформления: не допускаются исправления, при обнаружении ошибок выдают новый бланк в кратчайшие сроки.
За искажение сведений, затягивание по времени к налоговому агенту применяют административные санкции.
Справки при увольнении по письменному запросу работника
В статье 84.1 Трудового кодекса утвержден порядок увольнения и перечислен список документов, которые наниматель обязан выдавать сотруднику в последний день работы.
К такому виду относятся:
- Справка о доходах работника с учетом выходного пособия при увольнении;
- о страховых суммах в пенсионный фонд России;
- о стаже работы в компании.
Декларация 2 НДФЛ относится к виду справок, которые выдаются по письменному требованию. Юр лицо отказать бывшему работнику в этом праве не может, так как показатели в этих справках касаются только сотрудника и работы вплоть до увольнения носят приватную информацию, касающуюся конкретного человека.
При выдаче декларации по письменному заявлению учитывают следующее:
- Сведения предоставляются только безвозмездно;
- декларацию представляют не позднее 3-х дней с момента регистрации заявления;
- не в каждой организации работает кадровый сотрудник, который подготовит бумаги о стаже физ. лица в этой компании. В таком случае, если работник увольняется, обязанность по выдаче ложится на бухгалтера.
Справки в ПФР содержат информацию персонифицированного учета. Эти сведения необходимы для накоплений взносов на новом рабочем месте.
Когда подавать 2 НДФЛ на уволенного в налоговую инспекцию
Декларация 2 НДФЛ за 2017 год делается по каждому физ. лицу, в том числе и уволенному. Подавать в ИМНС следует не позднее 2 апреля 2018 года.
Справка 2 НДФЛ по сотруднику, уволенному в течение календарного года, содержит такой же номер, под которым зарегистрирована при увольнении. Эти же правила касаются и даты.
Если по физ. лицу числится задолженность по НДФЛ, справку подать в фискальные органы следует не позднее 1 марта 2018 года и одновременно уведомить бывшего работника об образовавшемся долге.
Что делать, если ликвидировано предприятие
Если нужна декларация после увольнения, а предприятие ликвидировано и исключено из ЕГРЮЛ, приведем ряд решений для такой проблемы:
- Сотрудник бухгалтерии новой организации отправляет запрос в местные фискальные органы, где указаны причины такой необходимости. Декларация понадобится для среднего заработка при расчете отпускных, больничных, применении стандартных вычетов;
- также обратиться за такими сведениями физ. лицо может самостоятельно.
ИФНС в ответе на запрос предоставит полную информацию.
Если в справке допущена ошибка
Если в справке, выданной физ. лицу при увольнении допущена ошибка, которую обнаружили самостоятельно или при проведении фискальной проверки, формируют “уточненку” и передают в налоговые органы. В обязательном порядке исправленный вариант отправляют и бывшему сотруднику.
Заключение
Прямого обязательства за непредставление декларации 2 НДФЛ по письменному запросу сотрудника на руки при увольнении нет, однако в КоАП в ст. 5.27 предусмотрены штрафы за несоблюдение трудового законодательства и руководителя накажут в сумме 1 000 – 5 000 руб., а к организации применят санкции 30 000 – 50 000 руб.
Для каких целей может понадобиться справка 2-НДФЛ при увольнении с работы, и за какой период ее следует составлять? Некоторые сотрудники отдела кадров и бухгалтерии, не зная допустимых сроков предоставления документации, допускают серьезные ошибки.
Помощь справки 2-НДФЛ
Справка 2-НДФЛ – документ определенной, установленной государством формы, который предназначен для различных ситуаций, однако в первую очередь он нужен для подтверждения уплаты подоходного налога сотрудников организации в налоговую инспекцию.
Также, например, справка может понадобиться физическому лицу для подтверждения достаточного дохода при обращении в банк за кредитом или же при смене работы для того, чтобы новый руководитель был осведомлен о периоде и размере уплаченных за сотрудника налогов, а также ранее получаемой заработной плате.
В этом случае, если новый рабочий соберется в декрет или на какой-то период потеряет трудоспособность по другим причинам, 2-НДФЛ, которая выдавалась ему ранее, поможет рассчитать размер больничного.
Для справки! Из этого же документа можно будет выяснить, является ли семья рабочего малоимущей, в некоторых организациях осуществляется финансовая поддержка таким семьям.
Период, за который выдается справка
Многие задаются вопросом, за какой период выдается справка 2-НДФЛ. Если работник устраивается на новое место работы, в большинстве случаев кадровики или сам начальник требует предоставить сведения о регулярных удержаниях подоходного налога за год с предприятия, где до этого трудился новый сотрудник. 12 месяцев – общепринятый расчетный период для налоговой инспекции.
Однако в некоторых случаях может понадобиться подтверждение доходов и уплаты налогов за более длительный или, наоборот, менее длительный период для тех сотрудников, которых уволили. Согласно Налоговому кодексу, минимальный расчетный период в данной ситуации не установлен. Если же речь идет о документации за два года или несколько лет, то руководитель может выдать несколько справок, то есть одну справку за каждый год.
Случаются ситуации, когда рабочие только числятся в организации, к примеру, трудящаяся находилась в отпуске по уходу за детьми до полутора лет и требует предоставить подтверждение уплаты налогов за этот период.
Бухгалтер откажет в оформлении такого документа, так как за время нетрудоспособности рабочей выплачивалось пособие от ФСС, а оно не должно облагаться налогами, то есть налоговых выплат, соответственно и подобных сведений, быть не может. Скорее всего будет выдано уведомление о том, что доходов от организации не начислялось, налогов не удерживалось.
Важно! Поскольку хранение налоговых документов не должно превышать 4 лет, начальство может выдать уволенному сотруднику информацию о налогах только за этот период.
Когда предоставляют информацию о доходах и налогах?
Как показывает практика, чаще необходимая сотруднику документация выдается в тот день, когда он увольняется. Но, поскольку Трудовой кодекс подразумевает письменно оформленное требование для выдачи определенных бумаг, до этого момента бухгалтерия имеет полное право не давать никаких документов.
Требование может быть оформлено в свободной форме, обязательно следует указать такую информацию:
- наименование и другие данные нанимателя;
- занимаемую ранее должность, имя и фамилию сотрудника;
- максимально точно изложенное требование предоставить копии или подлинники документов;
- правильную дату.
Обязательно нужно поставить подпись. Дата понадобится для того, чтобы в случае отказа в выдаче документации по истечении срока доказать в суде собственную правоту. Промежуток времени, за которое бухгалтером выдаются подобные сведения, должен быть равен трем рабочим дням независимо от того, когда пришел трудящийся с таким ходатайством.
Выдача справки 2-НДФЛ – действие бухгалтерии, требующее соблюдения определенных нюансов. Отказать в предоставлении ее невозможно, если трудящийся осуществлял должностные обязанности и регулярно получал за это заработную плату. Организации, которая не выдала необходимые бумаги уволенному, грозит штраф до 50 000 рублей и административная ответственность за нарушение охраны труда.
Работники, принявшие решение расторгнуть трудовой договор по тем или иным причинам, имеют право на некоторые компенсационные выплаты. Характер таких выплат и их размер зависят от способа увольнения.
Все начисленные работникам суммы за выполнение трудовых обязанностей подлежат обложению НДФЛ. Однако существуют некоторые компенсационные выплаты, которые, согласно ст. 217 НК РФ, этим налогом не облагаются. Компенсация за неиспользованный отпуск к таковым не относится.
В некоторых ситуациях сотрудникам положено выходное пособие при увольнении.
О том, когда работник имеет право на эти дополнительные выплаты, а также как учитываются прочие начисления, положенные при увольнении, можно узнать из материала .
Компенсация за неиспользованный отпуск ― это выплаты увольняющемуся сотруднику за все неиспользованные дни положенного отдыха. Налогообложение при этом производится на общих основаниях и НДФЛ при увольнении взимается в общем порядке.
На практике нередки случаи, когда работник отгулял отпуск досрочно (авансом). Что в таком случае следует предпринять работодателю, и что делать с начисленным ранее налогом?
Информацию о дальнейших действиях можно получить из материала .
Как происходит начисление НДФЛ на выплаты при увольнении и по соглашению сторон?
Свои особенности в части налогообложения НДФЛ при увольнении имеют и выплаты, которые может получить сотрудник, если расторжение трудовых отношений происходит по соглашению сторон. Никаких обязанностей на выплаты компенсационных начислений, помимо компенсации за неиспользованный отпуск, у работодателя не возникает. Однако в трудовом договоре или прочих локальных нормативных актах организация может предусмотреть суммы, положенные работнику при увольнении по соглашению сторон. Подлежат ли они налогообложению в таком случае и в каких размерах?
О мнении чиновников по этому вопросу можно узнать из материала .
Какие суммы при увольнении НДФЛ не облагаются?
Выходное пособие при увольнении на прочих основаниях также облагается лишь частично. Согласно действующему законодательству часть этих выплат классифицируется как компенсационная. При этом положены они далеко не во всех случаях.
О том, кто может рассчитывать на дополнительные выплаты и при каких условиях, а также о возможности освобождения компенсации от НДФЛ при увольнении можно узнать из материала .
Как мы уже выяснили, не вся компенсационная часть выходного пособия при расторжении договора с работником освобождается от начисления и уплаты налога. Существуют свои правила определения свободного от НДФЛ лимита.
О том, чем следует руководствоваться при расчете итоговой суммы при увольнении, читайте в материале .
Иногда встречаются ситуации, когда компенсационные выплаты при прекращении трудового договора разбиваются на части и приходятся на 2 отчетных периода (года). Справка 2-НДФЛ при увольнении в этом случае выдается за фактически отработанный период.
Хотите быть в курсе актуальных требований расчета НДФЛ и заполнения справки 2-НДФЛ при увольнении сотрудников? Следите за обновлением нашей рубрики .
Большинство людей во время увольнения не задумываются о том, что в будущем им может понадобиться некоторая документально заверенная информация с предыдущего места работы. О том, какие справки выдаются при увольнении работника в соответствии с Российским законодательством, стоит узнать заранее, чтобы в дальнейшем не тратить время на их получение.
Какие справки выдаются при увольнении в день прекращения трудового договора
Самым важным документом, который выдается сотруднику в день расторжения трудового договора (ТД), является трудовая книжка. Обязательно предоставляются также некоторые дополнительные бумаги и справки при увольнении работников:
Эти справки при увольнении работника должны выдаваться без дополнительных запросов с его стороны.
Какие справки выдаются при увольнении работника по его просьбе
Ответственный сотрудник кадровой службы может объяснить увольняемому работнику, какие справки выдаются при увольнении по его требованию. Вот перечень возможных запросов:
Причина увольнения работника отмечается сотрудником кадровой службы в его трудовой книжке. Соответственно выдаются все перечисленные справки при увольнении сотрудника по собственному желанию и по другим причинам прекращения трудового договора.
В итоге, любому человеку, который планирует или вынужден сменить поле деятельности, необходимо помнить о том, какие справки дают при увольнении. Эти знания помогут предотвратить небрежность со стороны сотрудников кадровой службы и позволят избежать бумажной волокиты, а также сэкономить достаточно времени в дальнейшем.
Справка 2-ндфл при увольнении: скачать образец
Справка 2-НДФЛ – бумага, информирующая о доходах сотрудника, выплачиваемых в течение года, и удержанном с них подоходном налоге. Обязанность работодателя – выдавать по письменной просьбе трудящегося данную справку. При увольнении, как правило, письменный заявительный бланк от сотрудника не требуется, работодатель предоставляет 2-НДФЛ в последний день работы вместе с прочими документами, выдаваемыми увольняемому в день расторжения договора.
Для чего выдается 2-НДФЛ при увольнении
Справка о доходах пригодится на новом месте работы для правильного исчисления НДФЛ и определения величины положенных стандартных вычетов.
«Детские» вычеты положены по доходам, находящимся в определенных границах, установленных законами РФ. В 2016 году вычет на ребенка учитывается только до достижения зарплаты трудящегося с начала года величины в 350 000 руб.
Как только суммарная заработная плата с января по текущий момент превысит граничную отметку, вычет на детей не предоставляется до конца года.
Для верного исчисления налога и учета вычетов на новом месте, нужно предоставить 2-НДФЛ за текущий год. Выплаты на предшествующем месте новый работодатель учтет в суммарном заработке с начала года.
Справка 2-НДФЛ может потребоваться и для других случаев. Работник вправе потребовать от работодателя данный документ в любой момент трудовой деятельности, написав соответствующее заявление.
При увольнении работодатели сами оформляют и выдают данную справку. Если же этого не произошло, право работника требовать от работодателя заполненного за текущий год 2-НДФЛ.
Если при увольнении работодатель справку не выдал, и после увольнения у работника возникла потребность в данной бумаге, он может в любой момент написать заявление о выдаче 2-НДФЛ и передать его бывшему работодателю. Обязанность последнего - в трехдневный срок подготовить справку и выдать ее заявителю (ст.62 ТК РФ).
Что показывать в 2-НДФЛ
Бланк включает информацию о денежных суммах, выплаченных сотруднику с января текущего года по день расторжения договора.
В справку включаются те выплаты, с которых удержан работодателем подоходный налог. Если выплата не входит в число налогооблагаемых, то показывать ее в 2-НДФЛ не нужно.
Какие выплаты не показываются:
Когда подавать 2-НДФЛ на уволенного в налоговую?
Справка о доходах уволенного сотрудника передается в налоговую вместе с прочими справками, оформляемыми по окончании года.
Справка, подаваемая в ФНС об увольняемом сотруднике, должна иметь тот же номер, что ей был присвоен при выдаче работнику в последний рабочий день. Дата также сохраняется.
Срок передачи справок в налоговую:
Бланк 2-НДФЛ в 2016г
В 2016г. используется бланк 2-НДФЛ из Приказа ФНС ММВ-7-11/485@ 30.10.15.
Бланк представлен пятью разделами, в которых последовательно заполняется информация:
- О работодателе;
- О работнике;
- О доходах работника;
- О положенных вычетах различного характера;
- Об удержанном НДФЛ.
Составленный 2-НДФЛ заверяется руководителем или представителем компании, на которого требуется оформить доверенность либо передать ему право поставить подпись на справке с помощью приказа. Реквизиты документа, свидетельствующего о праве представления интересов доверителя, указывают в нижней части 2-НДФЛ.
Пример оформления 2-НДФЛ при увольнении
В верхней части бланка заполняется вводная титульная часть, в которой последовательно приводятся сведения:
Если работнику в текущем году поступали доходы, с которых удержание налога не производилось, то заполняется 2-НДФЛ с признаком «2» в отношении таких выплат, а также 2-НДФЛ с признаком «1» по налогооблагаемым доходам. То есть на одного человека в такой ситуации будут оформлены 2 справки с разным значением в поле «признак».
Оформление разделов 2-НДФЛ
Если выплаты производились обособленным подразделением, то необходимо указывать реквизиты этого подразделения.
Стандартная ставка, применяемая в отношении зарплаты, составляет 13%. Могут также применяться ставки 15, 30 или 35%.
Для каждого вида выплачиваемого в конкретном месяце дохода указывается соответствующий код. Коды утверждены Приказом ФНС ММВ-7-11/387@ от 10.09.15.
По каждому месяцу показывается тот доход, который был фактически получен работником в этом месяце. В частности, зарплата считается фактически полученной на последний день того месяца, за который она начислена.
Выплачиваемая при увольнении компенсация отпуска включается в состав налогооблагаемых доходов.
В отношении зарплаты указывают код 2000, в отношении компенсации при увольнении – 4800.
Не нужно в 3-ем разделе показывать стандартные, социальные и имущественные вычеты, им посвящен отдельный 4-ый раздел.
В отношении каждого вычета, учитываемого в составе доходов, необходимо указать соответствующий код, который также берется из Приказа ММВ-7-11/387@.
Для каждого вычета ставится сумма и соответствующее кодовое обозначение.
Если работнику положена социальная или имущественная льгота, то необходимо указать реквизиты налогового уведомления, подтверждающего право на данный тип вычета. Уведомление работник обязан предоставить работодателю вместе с заявление о представлении указанного вида вычета.
online-buhuchet.ru
Выдача справки 2 НДФЛ при увольнении: учитываем особенности
Увольнение сотрудника выполняется на законодательном уровне. В первую очередь – это приказ, в котором указано, с какого времени и по какой причине работник увольняется. В этот день делают окончательный расчет и возвращают оформленную трудовую книжку. Также на руки выдают при увольнении справку по форме 2 НДФЛ, которая понадобится во время нового трудоустройства. Для чего выдают справку и особенности ее оформления рассмотрим в этом обзоре.
Для чего увольняемому нужна справка 2 НДФЛ
Наниматель при увольнении в обязательном порядке выдает физ. лицу на руки декларацию 2 НДФЛ.
Справка понадобится в нескольких случаях:
Выдавать при увольнении справку – не право, а обязанность нанимателя без напоминаний физ. лица об этой необходимости. Если справку не выдали вовремя, это выполняется после обращения работника в короткие сроки. Эта норма закреплена в статье 62 ТК.
При увольнении физ. лица работодатель предоставляет справку только по устному обращению сотрудника, который уточняет, за какой период нему нужен расчет. Однако, если он предоставлен вовремя, лучше подкрепить просьбу заявлением о выдаче.
Предприятие выступает в роли налогового агента, который делает ежемесячные расчеты с физ. лицами – сотрудниками организации по выплате заработка, кроме того, начислять, удерживать и передавать НДФЛ в казну.
На практике нередки такие ситуации, когда при увольнении отчет 2 НДФЛ с последнего места не выдан вовремя по причине образования задолженности перед работником, а также при обнаружении ошибок в ведении бухучета компании.
После письменного заявления сотрудника, отчет 2 НДФЛ выдается не позднее трех дней, только в том случае, если при нарушении этого срока физ. лицо обратится в трудовую инспекцию.
Количество экземпляров отчета не регламентировано. При необходимости работник после увольнения обращается с письменной просьбой к руководителю компании о выдаче нескольких бланков, и он не вправе отказать.
2 НДФЛ выдается за какой период
На новом трудовом месте бухгалтеру понадобятся доходы физ. лица за последний год. Также нужна поданная декларация о сумме вычетов и “совокупный” размер НДФЛ при увольнении. Кроме того, понадобятся сведения о начислениях и удержаниях за произвольный отрезок времени для иных целей, это зависит от конкретных задач.
Справка 2 НДФЛ выдается после увольнения при обращении сотрудника, и по окончании отчетного года.
У бухгалтера возникает вопрос, за какой период выдается справка 2, если необходима информация о доходах за два и больше лет. В таком случае работодатель выдает справку, отдельно за каждый год.
Если за декларацией обратилась женщина, получающая пособие по уходу за ребенком до полутора лет, в справке укажут, что за этот период времени заработок с предприятия не перечисляли, а источник доходов для нее – пособие от ФСС. Организация выдаст уведомление о том, что прибыль не выплачивалась и НДФЛ не удерживался.
Правила оформления документа
Вид декларации утвержден 30 октября 2015 года. В обязательные требования при заполнении 2 НДФЛ входит оформление следующих полей:
В информационном поле об агенте необходимо указать полную информацию о юр лице.
В графе сведений о физ. лице сообщают следующее:
Прибыль, с которой удерживают НДФЛ, отражают с разбивкой по месяцам. Одновременно указывают код дохода и налоговых вычетов с указанием сумм. Если физ. лицо имело право на иные вычеты - социальные или имущественные, эти сведения отражают в справке 2 и указывают, что такое право было представлено.
Бланк в обязательном порядке заверяют у руководителя или иного уполномоченного лица и ставят печать. Справка считается недействительной без печати.
В отношении расчета 2 НДФЛ действует порядок оформления: не допускаются исправления, при обнаружении ошибок выдают новый бланк в кратчайшие сроки.
За искажение сведений, затягивание по времени к налоговому агенту применяют административные санкции.
Справки при увольнении по письменному запросу работника
В статье 84.1 Трудового кодекса утвержден порядок увольнения и перечислен список документов, которые наниматель обязан выдавать сотруднику в последний день работы.
К такому виду относятся:
Декларация 2 НДФЛ относится к виду справок, которые выдаются по письменному требованию. Юр лицо отказать бывшему работнику в этом праве не может, так как показатели в этих справках касаются только сотрудника и работы вплоть до увольнения носят приватную информацию, касающуюся конкретного человека.
При выдаче декларации по письменному заявлению учитывают следующее:
Справки в ПФР содержат информацию персонифицированного учета. Эти сведения необходимы для накоплений взносов на новом рабочем месте.
Когда подавать 2 НДФЛ на уволенного в налоговую инспекцию
Декларация 2 НДФЛ за 2017 год делается по каждому физ. лицу, в том числе и уволенному. Подавать в ИМНС следует не позднее 2 апреля 2018 года.
Справка 2 НДФЛ по сотруднику, уволенному в течение календарного года, содержит такой же номер, под которым зарегистрирована при увольнении. Эти же правила касаются и даты.
Если по физ. лицу числится задолженность по НДФЛ, справку подать в фискальные органы следует не позднее 1 марта 2018 года и одновременно уведомить бывшего работника об образовавшемся долге.
Пример оформления 2 НДФЛ при увольнении
Что делать, если ликвидировано предприятие
Если нужна декларация после увольнения, а предприятие ликвидировано и исключено из ЕГРЮЛ, приведем ряд решений для такой проблемы:
- Сотрудник бухгалтерии новой организации отправляет запрос в местные фискальные органы, где указаны причины такой необходимости. Декларация понадобится для среднего заработка при расчете отпускных, больничных, применении стандартных вычетов;
- также обратиться за такими сведениями физ. лицо может самостоятельно.
- для получения визы в другое государство;
- для оформления кредита;
- для получения государственных выплат.
- реквизиты налогового агента;
- сведения о получателей дохода;
- доходы, которые подлежат налогообложению;
- налоговые вычеты (при наличии);
- общие суммы дохода и налога.
- гражданство и статус налогоплательщика;
- адрес регистрации и фактического проживания;
- данные паспорта.
- Заявления на стандартный налоговый вычет - образец 2017-2018 Отправить на почту Заявление на стандартный налоговый вычет - наиболее востребованный у подавляющего большинства работающего населения документ. […]
- Как подать заявление на регистрацию брака - в МФЦ или через интернет Основанием для регистрации брака является заявление, которое жених и невеста подают в органы ЗАГС (органы записи актов гражданского […]
- Удержания по исполнительному листу Нередко бухгалтер сталкивается с необходимостью удерживать из доходов работника сумму его долга или иных платежей в пользу третьих лиц. На практике наиболее распространены […]
ИФНС в ответе на запрос предоставит полную информацию.
Если в справке допущена ошибка
Если в справке, выданной физ. лицу при увольнении допущена ошибка, которую обнаружили самостоятельно или при проведении фискальной проверки, формируют “уточненку” и передают в налоговые органы. В обязательном порядке исправленный вариант отправляют и бывшему сотруднику.
Заключение
Прямого обязательства за непредставление декларации 2 НДФЛ по письменному запросу сотрудника на руки при увольнении нет, однако в КоАП в ст. 5.27 предусмотрены штрафы за несоблюдение трудового законодательства и руководителя накажут в сумме 1 000 – 5 000 руб., а к организации применят санкции 30 000 – 50 000 руб.
Выдача справки 2-НДФЛ при увольнении
При увольнении работника наниматель наряду со всеми необходимыми документами обязан выдать ему справку 2-НДФЛ. Данный документ содержит информацию не только о среднемесячном заработке, но и об уплаченном подоходном налоге. Каков порядок составления и выдачи справки 2-НДФЛ, следует разобрать более подробно.
Для чего увольняемому нужна справка 2-НДФЛ?
При прекращении трудовых отношений работник получает трудовую книжку, поскольку при устройстве на новую работу ее обязательно затребует новый работодатель. Справка 2-НДФЛ тоже один из важных документов, поскольку на основании сведений, которые в ней указаны, новый работодатель начисляет оплату по листку временной нетрудоспособности.
В том случае, если работник после увольнения зарегистрируется как безработный на бирже труда, то справка 2-НДФЛ ему необходима для получения пособия по безработице, поскольку пособие выплачивается исходя из среднемесячного заработка.
Сотруднику может понадобиться документ о размере зарплаты и уплаченных налогах и в других случаях, например:
При увольнении работник не должен перед уходом напоминать нанимателю о необходимости выдачи справки об уплаченном подоходном налоге, этот документ работодатель выдает без просьбы работника. Если документ не выдавался при увольнении, то сотрудник может потребовать выдачи в любое время.
Что касается получения справки 2-НДФЛ, когда сотрудник не увольняется, то обычно, если он затребует ее в устной форме, работодатель выдает без особых проблем и не требует письменного обращения. При этом сотруднику следует уточнить, за какой период времени ему необходимо получить справку 2-НДФЛ.
Форма справки о доходах физического лица утверждена Приказом ФНС России от 30.10.2015 года. Обязательные сведения, которые содержит форма 2-НДФЛ:
В графе «Данные налогового агента» содержится полная информация о работодателе. Сведения о работнике включают следующие данные:
Начисления, подлежащие налогообложению, расписываются помесячно с указание кодов доходов и налоговых вычетов, а также соответствующих сумм. Если сотрудник имеет право на социальные или имущественные вычеты, то данная информация также указывается в документе о доходах физических лиц с ссылкой на документы, которые дают право на их применение.
Перед выдачей работнику при увольнении справки 2-НДФЛ она подписывается руководителем организации или другим законным представителем с обязательным проставлением печати налогового агента. Без подписи и печати документ считается недействительным.
Все данные должны быть внесены без ошибок. Если впоследствии были обнаружены неточности, то налоговый агент обязан в кратчайшие сроки внести изменения, в противном случае он будет привлечен к административной ответственности за искажение данных налогового учета.
Обязанность нанимателя по выдаче документов сотруднику
Работодатель является налоговым агентом, поэтому именно на нем лежит обязанность по своевременному перечислению всех необходимых платежей в бюджет, в том числе и подоходного налога со всех выплат, которые начисляются работнику.
Достаточно редко, но бывают случаи, когда наниматель отказывает в выдаче документа об уплаченных налогах уволенному. В основном это происходит, если работодатель имеет задолженность по выплатам заработной платы, а также в том случае, когда в организации не надлежащим образом ведется налоговый учет.
Работодатель должен выдать документы о заработной плате и уплаченных налогах не позднее 3 дней с даты письменного обращения. Такое правило установлено статьей 62 ТК РФ. Если наниматель никак не отреагировал на запрос сотрудника, то последний вправе подать жалобу в инспекцию по труду.
Важно! Сотрудник может потребовать два экземпляра справки или десять, любое количество наниматель обязан выдать столько раз и в таком количестве, сколько потребуется.
Трудовой кодекс РФ не содержит прямой ответственности нанимателя за непредставление документов по запросу работника. Однако Кодекс об административных правонарушениях содержит статью 5.27, в которой прописана ответственность за несоблюдение законодательства о труде. Так, при наложении штрафа на должностное лицо его размер составляет от 1 000 до 5 000 рублей. Если в качестве нарушителя привлекается организация, то штраф составит от 30 000 до 50 000 рублей.
Какие документы и справки нужно выдать работнику при увольнении?
Kristina32, добрый день! Надо выдать справки по форме 2-НДФЛ и 182-н, а также обязательно — сведения по перс.учету: СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ , копии разделов 6 и 3 форм РСВ-1 и Расчета по страховым взносам . Выдержка из №7-2016 электронного журнала «Упрощенка» (О.И. Прыгова заместитель управляющего Отделения ПФР по г. Москве и Московской области, Н.Г. Сазонова эксперт журнала «Упрощенка»):
Форма СЗВ-М. Ежемесячный отчет содержит индивидуальные данные не только уволенного сотрудника, но и других работников. А их разглашать нельзя (ст. 86 ТК РФ и ст. 7 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ). Поэтому обычную копию отчета по форме СЗВ-М не выдавайте сотруднику при увольнении. Поступите следующим образом.
На заметку
Сведения персучета выдавать работникам надо не только при увольнении. Но и после их сдачи в ПФР, в установленный срок. Сформировать отчеты вы можете по правилам данной статьи.
Если вы ведете учет в бухгалтерской программе, то распечатайте из нее форму СЗВ-М только на одного работника - уволенного. Число отчетов по форме СЗВ-М у вас должно равняться количеству месяцев, которые работник трудился у вас на фирме или у индивидуального предпринимателя. Например, если гражданин работал шесть месяцев, ему нужно выдать шесть форм СЗВ-М только на него одного.
Если программы у вас нет, то придется самостоятельно сформировать форму СЗВ-М на уволенного, исходя из числа месяцев его работы. То есть заново составить отчеты на конкретного человека.
Важное обстоятельство
Выдавать всю форму СЗВ-М при увольнении нельзя. Это разглашение персональных данных других сотрудников. Поэтому передайте сведения только о том человеке, которому выдаете документ.
.
Раздел 6 формы РСВ-1 ПФР. Этот раздел вы заполняете на каждого работника. Поэтому можете предоставить сотруднику обычные копии разделов 6 за отчетные периоды, которые предшествуют увольнению сотрудника. То есть те разделы 6, что вы уже сдали ранее в Пенсионный фонд РФ. Или которые только будете передавать в фонд за отчетный период, приходящийся на момент увольнения.
.
С уволенного работника возьмите подтверждение о том, что он получил от вас персонифицированные данные при увольнении. Форма документа - произвольная (ч. 4 ст. 1 Закона № 27-ФЗ)
.
Нюансы, требующие особого внимания
В день увольнения вам нужно выдать работнику сведения персучета. Они содержатся в разделе 6 формы РСВ-1 ПФР и в отчете СЗВ-М.
СЗВ-М распечатайте из программы только на одного человека - уволенного, исходя из числа месяцев его работы. Выдать всю форму СЗВ-М нельзя. Это разглашение персональных данных других сотрудников.
Раздел 6 формы РСВ-1 ПФР вы формируете на каждого сотрудника. Поэтому при увольнении можете выдать обычные копии разделов, которые вы уже сдавали в ПФР. Или копии тех форм, которые только подадите за период, приходящийся на увольнение.
www.buhonline.ru
